STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP)
KONSULTAN MANAJEMEN P2DTK
NANGGROE ACEH DARUSSALAM DAN NIAS-SUMATERA UTARA
I.
Pendahuluan
Program
Percepatan Pembangunan Daerah Tertinggal dan Khusus (P2DTK) atau Support for
Poor and Disadvantage (SPADA) dilaksanakan untuk memfasilitasi Provinsi
Nanggroe Aceh Darussalam untuk mempercepat rehabilitasi dan rekonstruksi serta
memperkuat kapasitas pemerintah daerah serta masyarakat. Program ini merupakan
program skala nasional yang dilaksanakan oleh Kementrian Negara Pembangunan
Daerah Tertinggal (KPDT) di 10 (sepuluh) provinsi di Indonesia dengan pembiayaan hutang
luar negeri yang berasal dari Bank Dunia (The World Bank). Khusus Provinsi NAD,
dana program P2DTK bersumber dari hibah Muli Donor Fund (MDF) melalui
kesepakatan hibah (grant agreement) antara Pemerintah Indonesia dan
International Development Association (IDA) selaku partner agency di bawah
payung Multi Donor Fund yang ditandatangani pada tanggal 25 Januari 2007,
dengan No. Hibah TF 057955.
Jasa
Konsultan Manajemen Program SPADA di NAD telah dilaksanakan sejak bulan
September 2006 dengan memobilisasi Konsultan Manajemen Propinsi dan Konsultan
Manajemen Kabupaten ke seluruh kabupaten di Provinsi NAD pada tanggal 12
September 2006 melalui P.T. Amythas (pemenang tender Pengadaan Konsultan
Manajemen untuk Provinsi NAD yang sudah berakhir pada tanggal 12 Juli 2007). Pengelolaan Konsultan
dilanjutkan oleh PIU Satker BRR selama 4 bulan sejak 12 Juli 2007 dan berakhir
sampai dengan ,
dengan dana yang
bersumber dari pinjaman Bank Dunia (Loan) dengan batas waktu sampai dengan
hibah MDF efektif 22 Mei 2007.
Segera
setelah hibah MDF efektif, PIU KPDT wajib melakukan pengadaan kembali terhadap
perusahaan penyedia tenaga kerja yang saat ini PIU KPDT sedang melakukan proses
pengadaan konsultan untuk NAD-Nias. Mengacu pada sistem pengadaan yang
ditetapkan Bank Dunia, tahapan proses pengadaan kembali perusahaan penyedia
tenaga konsultan P2DTK oleh PIU KPDT paska berakhirnya kontrak KPDT dengan P.T.
Amythas akan memakan waktu selama 4 (empat) bulan. Dalam rentang waktu
tersebut, demi tetap berlangsungnya program P2DTK NAD, KPDT meminta kepada BRR
untuk melakukan pengadaan tenaga konsultan dengan sistem kontrak individual.
Oleh karena itu selaku penanggung jawab pelaksanaan operasional kontrak
individual, maka penting bagi Satker-BRR Dukungan Bantuan Pemerintah
Daerah-SPADA BRR Dukungan Pemerintah – SPADA untuk menyusun dan menetapkan Standard
Operating Procedure - SOP agar Program P2DTK NAD dapat terlaksana secara
optimal. Prosedur Standar Operasional ini diterapkan kepada Konsultan Manajemen
P2DTK Provinsi dan Kabupaten termasuk staf pendukung operasional yang bekerja
untuk mendukung kelancaran tugas KM Provinsi dan KM Kabupaten.
II.
Gambaran Umum Kegiatan
Untuk mendukung tujuan utama yaitu memperkuat
pemerintahan, untuk mendukung dan memperbaiki pelayanan dan partisipasi di
Provinsi dan Kabupaten, SPADA Aceh-Nias mempunyai lima program kunci :
(1) Memperkuat pemerintahan local dengan pengembangan
partisipatif;
(2) Pemberdayaan masyarakat dan organisasi
kemasyarakatan untuk dapat berperan serta dalam proses rencana pengembangan
dalam bidang kesehatan, pendidikan, dan social ekonomi serta kegiatan
infrastuktur;
(3) Menjembatani proses perencanaan dari bawah ke atas
pada instintusi pemerintahan local agar memberikan kemudahan masyarakat untuk
mendapatkan akses pada tingkat kabupaaten dalam hal kesehatan, pendidikan, atau
pekerjaan infrastruktur ekonomi dimana hal tersebut terlalu besar dan kompleks
untuk tingkat kecamatan;
(4) Mengembangkan akses masyarakat untuk medapatkan
mediasi yang efektif dan pelayanan hokum; dan
(5) Meningkatkan investasi dan penciptaan lapangan
pekerjaan melalui perbaikan peraturan dan iklim investasi dalam bisnis.
Untuk mencapai tujuan ini, SPADA menyediakan : (a) Bantuan Kabupaten melalui proses
perencanaan partisipatif dengan masyarakat dan pemerintah; (b) Bantuan
Perencanaan Kabupaten dengan menyediakan dana untuk administrasi Bantuan
Kabupaten melalui pemerintah; dan (c) Pendampingan teknis seperti terlampir di
atas. Catatan ketika Bantuan Pendanaan
dan Bantuan Perencanaan diadministrasikan di luar kegiatan kontrak, pendampingan
teknis oleh KM-Prov akan secara langsung berdampak pada proses perencanaan
partisipatif yang berdampakpada disetujui atau tidaknya Bantuan Pendanaan
tersebut.
SPADA Aceh-Nias akan terimplementasi setelah 2010.
Untuk catatan awal, Kementrian Pembangunan Daerah
Tertinggal (KPDT) merupakan agen implementasi SPADA dan KM-Prov dan KM-Kab
untuk SPADA Aceh-Nias berada di bawah koordinasi Unit Implementasi Proyek (PIU)
KPDT. Kedudukan
Institusi pada kegiatan SPADA seperti dipelihatkan pada Tabel. 1
Tabel
1: Kedududkan Institusi dalam Kegiatan SPADA Aceh-Nias
PEMERINTAH KONSULTAN
Tujuan pembentukan Konsultan Manajemen Provinsi dan
Kabupaten adalah :
1. Untuk menggabungkan dan
menyediakan dukungan operasional dan administratif, program manajemen dan
tenaga ahli (konsultan) dan mendukung staff yang ada pada tingkat provinsi dan
kabupaten ;
2. Melalui Konsultan,
menjamin efektifitas, efisiensi dan waktu implementasi SPADA dalam hal proses
perencanaan partisipatif yang hasilnya dalam proposal Bantuan Pendanaan yang
diajukan dan disetujui dalam Musyawarah Kabupaten ;
3. Melalui Konsultan, mendukung
pemerintah dan pihak terkait (seperti, KPDT, BRR, Bappenas, PCT, DCT) pada
tingkat Provinsi dan Kabupaten pada semua aspek teknis dan manajerial SPADA,
termasuk program implementasi, program kontrol dan monitoring dan penanganan
keluhan/masalah; dan,
4. Melalui Konsultan,
merangsang pemerintah local untuk mengintegrasikan peranserta masyarakat dalam
proses perencanaan pengembangan.
KM-Prov dan
KM-Kab akan bertanggungjawab dalam menyediakan konsultan yang mewakili untuk
menjamin kualitas implementasi teknis di lapangan dari proses peranserta
perencanaan SPADA yang mengacu pada panduan di NAD dan Sumatera Utara/Nias dan
semua 19 Kabupaten : Aceh Barat, Aceh Barat Daya, Aceh Jaya, Aceh Selatan,
Nagan Raya, Bener Meriah, Aceh Besar and Pidie (sedang pengadaaan); dan Nias dan
Nias Selatan di Sumatera Utara; Simeulue, Aceh Tenggara, Aceh Tengah, Aceh
Timur, Aceh Singkil, Tamiang, Gayo Lues, Bireun and Aceh Utara (pengadaan paket
II).
Dalam
pertanggungjawabannya, konsultan akan merekrut, bertanggungjawab terhadap
kinerja dan administrasi pembayaran untuk staf PM-Prov dan PM-Kab sesuai dengan
kontrak; menerima dan memonitor kinerja; dan menyediakan serta mendukung
operasional dan administrative dari tenaga ahli tersebut. Sebagai tambahan perusahaan akan menjamin
semua konsultan kabupaten yang bekerja sesuai peraturan koordinasi dan membuat
laporan rutin untuk kegiatan kesehatan, pendidikan dan infrastruktur kepada
Konsultan manajemen Provinsi, yang mempunyai wewenang untuk memonitor kegiatan
di tinggkat kabupaten untuk menjamin program berjalan sesuai dengan pedoman
yang berlaku melalui provinsi. Lingkup pelayanan untuk pengadaan paket
perusahaan konsultan termasuk : (1) program administrasi; (2) menyediakan
ntenaga ahli pada tingkat provinsi; dan (3) menyediakan tenaga ahli pada
tingkat kabupaten.
a. Pernyiapan dan penandatanganan kontrak konsultan;
b.
Menyiapkan Prosedur Operasi Standar (SOP) untuk konsultan;
c.
Mengevaluasi kinerja konsultan dengan masukan dari
Konsultan Manajemen Provinsi, dan mengambil tindakan tegas terhadap konsultan
yang tidak bikerja baik sesuai dengan evaluasi kinerja standard dan semua itu
telah tertuang dalam SOP diatas;
d. Memecahkan masalah administrative dan operasional
di;
e. Bekerja degan pemerintah lokal untuk mendukung
keselamatan dan keamanan konsultan;
f.
Menyediakan logistic dan pendukung administrative untuk konsultan, termasuk
: perlengkapan (seperti; komputer, printer, telepon/fax dll) dan peralatan perawatan,
perencanaan perjalanan proyek;
g.
Membayar renumerasi dan tunjangan (seperti;
perumahan, asuransi dan komunikasi). Untuk keterang lebih jauh mengenai
renumersi dan tunjangan, lihat pada Seksi V, Kepegawaian dan Lokasi
h.
Menyiapkan laporan seperti detail pada Seksi IX,
Pelaporan
2.
Menyediakan, pada tingkat provinsi, tenaga ahli
(konsultan atau PM-Prov) dalam program manajemen, manajemen dan system
informasi, penanganan keluhan/masalah, kesehatan, pendidikan dan infrastruktur
yang mengisi sesuai dengan kebutuhan keahlian, secara spesifik pada Seksi V,
Kepegawaian dan lokasi, yang terlibat bertanggungjawab :
a.
Mengatur implementasi teknis proyek melalui NAD dan
Sumatera Utara/Nias, termasuk pekerjaan Konsultan Manajemen Kabupaten yang
direkrut melalui Pengadaan Paket II, untuk menjamin sesuai dengan panduan
program (PTO), termasuk implementasi siklus proyek tahunan dan mekanisme SPADA;
b.
Menyediakan panduan dan mendukung untuk menyiapkan
rencana kerja KM-Kab dan monitoring kemajuan konsultan sesuai rencana (untuk
semua kabupaten, termasuk perekrutan sesuai Paket II);
c.
Monitoring, evaluasi dan menindaklanjuti kinerja
teknis konsultan di lapangan, termasuk pekerjaan tenaga ahli/KM-Kab yang
bekerja sesuai Paket II, dan menyediakan masukan dalam perekrutan (Paket I atau
II) bertanggungjawab terhadap staf yang bekrja di bawah performa/kinerja dan
tidak sesuai dengan evaluasi kinerja standard dan SOP;
d.
Memecahkan masalah implementasi di provinsi dan
mendukung KM-Kab dalam memcahkan masalah di tingkat kabupaten dan bawahya;
e.
Mengembangkan hubungan kerja dan koordinasi dengan
pihak terkait dengan program yang sesuai program di provinsi dan tingkat
kabupaten;
f.
Memediasi pemerintah provinsi, termasuk legislative
dan eksekutif, untuk perbaikan sinergi antara program terkait dan memfasilitasi
alokasi pendanaan APBD sesuai dengan program panduan.
g.
Menyediakan pendampingan teknis kepada BRR dan
pemerintah provinsi dalam mengatur implementasi proyek dan memecahkan tantangan
proyek di provinsi dan kabupaten;
h. Mengembangkan pemberdayaan masyarakat, termasuk
pemerintah local dan pemerintah provinsi, komunitas dan konsultan untuk
mendukung fasilitsi dan pengembangan partisipatif;
i.
Mendukung pemerintah provinsi dalam aturan untuk mendukung pemerintah
kabupaten dalam implementasi proyek dan memecahkan tantangan proyek;
j.
Transfer pengetahuan dan pelatihan untuk pemberdayaan dan peningkatan pihak
pihak terkait SPADA dalam kegiatan sehari-hari;
k. Monitoring, penanganan dan pelaporan proyek terkait
komplain/masalah untuk semua lokasi proyek di Aceh dan Nias;
l.
Memimpin pengawasan proyek dengan Tim Koordinasi Provinsi, BRR dan pihak
terkait lainnya dan pelaporan ke KM-Nas, PIU-KPDT, KPDT, PIU-BRR dan
PMU-Bappenas.
m.
Melaporkan secara bulanan dan tahunan dalam
kemajuan implementasi SPASA kepada KM-Nas dan Tim Koordinasi Pemerintah
Provinsi.
3.
Menyediakan, pada tingkat kabupaten, tenaga ahli
(konsultan) dalam bidang kesehatan, pendidikan dan infrastruktur yang sesuai
dengan kebutuhan kemampuan khusus terdapat pada Seksi V, Kepegawaian dan
Lokasi, termasuk pihak yang bertanggungjawab :
a. Mengatur implementasi proyek di kabupaten;
b. Menyediakan pendampingan teknis pada pemerintah
kabupaten dalam memfasilitasi implementasi proyek dan dalam hal memecahkan
tantangan proyek di tingkat kabupaten dan kecamatan;
c. Monitoring implementasi pendanaan proyek dengan
Pendanaan Kabupaten untuk menjamin sesuia dengan pedoman, termasuk transparansi
dan skuntabilitas;
d.
Meningkatkan pemberdayaan dan proyek kegiatan
sosial sesuai dengan persiapan rencana oleh Konsultan Manajemen Provinsi;
e.
Memfasilitasi rencana mekanisme SPADA, termasuk,
contohnya: (i) koordinasi dengan Program Pengembangn Kecamatancoordinating
(KDP) untuk menjamin desa dan kecamatan berperanserta dan melibatkan kecamatan
dalam Musyawarah Kabupaten SPADA; (ii) organizing and facilitating District
Forums, (iii) menjamin alokasi pendanaan di kabupaten; (iv) melayani secara
teknis, dan memastikan evaluasi terhadap usulan kegiatan masyarakat oleh Tim
Peninjau Teknis Kabupaten; dan (v) menunjang Tim Koordinasi Kabupaten dan
Provinsi.
f.
Memastikan badan kemasyarakatan dan peranserta
masyarakat dalam proses rencana SPADA melalui koordinasi dan jaringan dengan
KDP, program PNPM lainnya, pemerintah, LSM dan pihak terkait;
g. Membagi pengetahuan dan pelatihan dalam peningkatan
pemberdayaan pihak tekait kegiatan SPADA dari hari ke hari;
h. Memfasilitasi pemerintah lokal sharing pembiayaan
untuk implementasi program dan untuk proyek masyarakat disetujui oleh Pendanaan
Kabupaten;
i.
Pelaporan bulanan dan tahunan untuk implementasi kemajuan SPADA kepada
KM-Prov dan Tim Koordinasi Pemerintah Kabupaten.
IV. Hierarki Organisasi
Keproyekan, P2DTK NAD khususnya.
4.1
Pihak Pemberi Kerja
Pihak Pemberi Kerja adalah Kementrian Negara
Pembangunan Daerah Tertinggal yang dalam hal ini diwakili oleh Pejabat Pembuat
Komitmen Program Percepatan Pembangunan Daerah Tertinggal dan Khusus, Satuan
Kerja Pengembangan Daerah Khusus, Kementrian Negara Pembangunan Daerah
Tertinggal.
4.2
Perusahaan
Dalam hal ini PT AMYTHAS Experts & Associates
adalah Penanda tangan kontrak, maka secara yuridis formal, Perusahaan mempunyai
kewenangan penuh dalam pengelolaan proyek, baik teknis maupun administratif
finansial, dengan Penanggungjawab adalah Direktur Utama.
Dengan adanya kewenangan itulah, maka
pelaksanaan/pengelolaan proyek harus dilaksanakan secara professional dan
bertanggung jawab dan Direktur Utama bertanggung jawab penuh atas performa
proyek dan pelaku-pelakunya baik teknis maupun administratif.
4.3
Project Management Support (PMS)
Untuk pelaksanaan kegiatan Proyek sehari-hari,
perusahaan membentuk organisasi PMS di luar struktur organisasi Perusahaan,
namun tetap di bawah kendali Direktur Utama Perusahaan.
PMS mempunyai kewenangan koordinasi teknis dan
administratif tetapi juga menentukan (decided) dan Kontrol pelaksanaan baik keuangan
maupun teknis.
a.
Struktur Organisasi
PMS P2DTK NAD adalah sebagai berikut:
1.
Board of Management
Ir. Erie
Heryadi, Direktur Utama PT AMYTHAS
2.
Ketua PMS : Ir. Saed Asj’ari
3.
Deputi Teknis : Ir. Muhammad Imam
Ir.
Agus Aris
4.
Deputi Adm Keu : Heru, SE
Micko, SE
b.
Deputi Teknis
Menjadi Wakil Pimpinan dengan
Tugas pokok:
1. Rekruitmen personil Tenaga Ahli
yang sesuai dengan keahliannya dan
professional.
2. Memonitor dan mengevaluasi
pelaksanaan pembiyaan Proyek secara periodik untuk mencegah adanya penyimpangan
yang serius. Kalau terjadi/terdapat
penyimpangan segera selesaikan dengan TL/Pimpinan
3. Memonitor pelaksanaan teknis
dilapangan setiap saat dengan”kalau perlu” mengadakan “checking on the spot”.
4. Apabila terjadi permasalahan,
dapat menjembatani penyelesaian permasalahan tersebut, baik teknis maupun non
teknis dengan client.
c.
Deputi Administrasii Keuangan
1. Membukukan seluruh pengeluaran PMS
bersama dengan Office Manager proyek membuat sebuah laporan keuangan menyeluruh
(PMS dan Proyek) dan menyimpan semua supporting documents asli.
2. Melakukan penyusunan Invoice.
3. Budget allocation untuk proyek
setiap periode hendaknya disesuaikan dengan permintatan proyek yang telah
dikoreksi oleh Dep. Tek.
4. Melakukan verifikasi pertanggunganjawaban
keuangan proyek yang dilaporkan oleh Office Manager.
5. Melakukan pembukuan Account Induk
dan Sub-sub account dan pengelolaannya menggunakan system MYOB pada setiap
akhir bulan berjalan.
6. Dep.Adm.keu hendaknya dapat
menyediakan Management Report dibidang finansial secara periodik (bulanan) dan
disampaikan kepada Pimpinan PMS.
V.
Tugas dan Tangungjawab
5.1
Tugas dan Tanggungjawab Tenaga Ahli
A.
Konsultan Manajemen Provinsi
Secara
umum Tugas dan Tanggung Jawab Umum KM-Prov
1. Menyusun langkah strategis untuk
pelaksanaan kegiatan P2DTK sesuai dengan permasalahan dan kebutuhan lokal.
2. Membantu Tim Koordinasi P2DTK
Provinsi dalam melaksanakan tugasnya.
3. Melakukan pemantauan dan supervisi
kegiatan sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan P2DTK
di daerah.
4. Sebagai tenaga manajerial yang
profesional untuk memberikan dukungan bantuan manajemen dan teknis kepada
konsultan manajemen Kabupaten.
5. Mengelola seluruh data dan
informasi baik dari laporan KM-Kabupaten, hasil koordinasi dengan beberapa pihak
dan hasil kunjungan ke lapangan.
6. Memantau dan melakukan evaluasi
kinerja serta pembinaan terhadap seluruh konsultan lapangan yang ada di wilayah
kerjanya.
7. Mengembangkan jaringan kerjasama
dan komunikasi antar lembaga, termasuk instansi pemerintah, perguruan tinggi,
dunia usaha dan lembaga swadaya masyarakat.
8. Menyampaikan laporan reguler dan
insidentil pelaksanaan tugas kepada Tim Koordinasi P2DTK Provinsi NAD dan Tim
Koordinasi Pusat.
A.1.1 Koordinator
Propinsi NAD
1. Mengatur implementasi proyek di
NAD termasuk mengkoordinasikan Sumatera Utara-Nias, dan termasuk pekerjaan
perekrutan KM-Kab sesuai dengan Pengadaan paket I, untuk menjamin program
berjalan sesuai dengan mekanisme dan siklus SPADA
2. Menyediakan panduan dan mendukung
persiapan rencana kerja dan monitoring KM-Kab serta semua kemajuan sesuai
dengan rencana (untuk semua kabupaten)
3. Meninjau dan memperbaiki SOP dan
semua peraturan yang ada lainnya sesuai dengan kebutuhan staff lapangan program
SPADA
4. Mempersiapkan semua dokumen teknis
untuk program SPADA NAD-Nias
5. Jika diperlukan, merivisi
implementasi atau memodifikasi dokumen teknis evaluasi yang ada sesuai dengan
kebutuhan
6. Monitoring, evaluasi dan
menindaklanjuti kinerja teknis konsultan di lapangan, termasuk pekerjaan Tenaga
Ahli/KM-Kab serta bertanggungjawab mengambil tindakan kepada staff yang tidak
sesuai dengan standar performa evaluasi dan SOP
7. Mengontrol kualitas KM-Kab untuk
menjamin kualitas substansi agar program implementasi dapat dicapai
8. Menyiapkan asisten teknis untuk
memastikan KM-Kab dapat mengimplementasikan dan mengontrol tugas mereka bekerja
secala lengkap
9. Mediasi dengan pemerintah daerah,
termasuk legislatif dan eksekutif, dibutuhkan untuk memperbaiki sinergi antara
program terkait dan memfasilitasi dana alokasi APBD sesuai dengan program yang
ada
10. Menyediakan asisten teknis untuk
BRR dan pemerintah daerah untuk mengatur implementasi proyek dan dalam
pemecahan masalah proyek di provinsi dan kabupaten
11. Mendukung pemerintah provinsi
dalam peraturannya yang mendukung pemerintah kabupaten dalam
mengimplementasikan dan menyelesaikan proyek
12. Melaporkan implementasi SPADA
secara bulanan dan tahunan kepada KM-Nas dan tim koordinasi pemerintah provinsi
A.1.2 Koordinator
Propinsi Sumatera Utara
1. Mengatur implementasi proyek di Sumatera
Utara-Nias, untuk menjamin program berjalan sesuai dengan mekanisme dan siklus
SPADA
2. Menyediakan panduan dan mendukung
persiapan rencana kerja dan monitoring KM-Kab serta semua kemajuan sesuai
dengan rencana (untuk semua kabupaten)
3. Meninjau dan memperbaiki SOP dan
semua peraturan yang ada lainnya sesuai dengan kebutuhan staff lapangan program
SPADA
4. Mempersiapkan semua dokumen teknis
untuk program SPADA NAD-Nias
5. Jika diperlukan, merivisi
implementasi atau memodifikasi dokumen teknis evaluasi yang ada sesuai dengan
kebutuhan
6. Monitoring, evaluasi dan
menindaklanjuti kinerja teknis konsultan di lapangan, termasuk pekerjaan Tenaga
Ahli/KM-Kab serta bertanggungjawab mengambil tindakan kepada staff yang tidak
sesuai dengan standar performa evaluasi dan SOP
7. Mengontrol kualitas KM-Kab untuk
menjamin kualitas substansi agar program implementasi dapat dicapai
8. Menyiapkan asisten teknis untuk
memastikan KM-Kab dapat mengimplementasikan dan mengontrol tugas mereka bekerja
secala lengkap
9. Mediasi dengan pemerintah daerah,
termasuk legislatif dan eksekutif, dibutuhkan untuk memperbaiki sinergi antara
program terkait dan memfasilitasi dana alokasi APBD sesuai dengan program yang
ada
10. Menyediakan asisten teknis untuk
BRR dan pemerintah daerah untuk mengatur implementasi proyek dan dalam pemecahan
masalah proyek di provinsi dan kabupaten
11. Mendukung pemerintah provinsi
dalam peraturannya yang mendukung pemerintah kabupaten dalam
mengimplementasikan dan menyelesaikan proyek
12. Melaporkan implementasi SPADA
secara bulanan dan tahunan kepada KM-Nas dan tim koordinasi pemerintah provinsi
A. 2 Ahli
Pelatihan
1. Mengkoordinasikan penyusunan
konsep dan program pelatihan P2DTK berdasarkan petunjuk teknis pelaksanaan
P2DTK
2. Mengkoordinasikan pengembangan
materi/modul pelatihan P2DTK dengan NGO pelatihan
3. Menyiapkan panduan untuk pelatihan
teknis dan on the job training, termasuk panduan untuk memfasilitasi lokakarya,
pertemuan bulanan maupun pertemuan insidentil lainnya
4. Memberikan pelatihan secara
periodik kepada pelaku-pelaku P2DTK untuk meningkatkan kinerja pelaksanaan
program
5. Mengembangkan need assessment
sebagai bahan masukan dalam pengadaan kurikulum.
6. Mengkoordinasikan penyusunan
rencana lokakarya atau workshop di seluruh Kabupaten
7. Menyampaikan laporan regular dan
insidentil pelaksanaan tugas dan tanggungjawabnya kepada KM-Nas melalui Koordinator KM-Prov.
A.3 Ahli MIS
(Management Information System)
1. Mengidentifikasi kebutuhan
pengembangan system informasi, data komunikasi dan kegiatan monitoring.
2. Merancang software/alat untuk
program monitoring dan system manajemen data.
3. Menyiapkan panduan program
monitoring dan system manajemen data.
4. Koordinasi dalam pembaruan/up date
data secara teratur dalam SIM SPADA dan menampilkan data terbaru berdasarkan
format standar laporan yang ada.
5. Mengidentifikasi dan mendukung
pelatihan dan kebutuhan dalam system informasi manajemen dan monitoring.
6. Mengkoordinasi dalam hal perawatan
system computer baik perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak
(software).
7. Mengumpulkan dan menampilkan data
pendukung seperti PODES, SUSENAS dan data lain yang terkait dengan kebutuhan
kegiatan SPADA.
8. Koordinasi proses kegiatan secara
rutin dan laporan penting.
A.4 Ahli Complain Handling
1. Menyiapkan dan merumuskan secara
manual cara penanganan komplain (PPM) dan kemungkinan merevisi
2. Monitor dan supervise KM-Kab untuk
memastikan dapat secara efektif menangani komplain
3. Menangani masalah implementasi di
provinsi dan mendukung KM-Kab dalam memecahkan masalah pada tingkat kabupaten
dan di bawahnya
4. Monitoring, menangani dan
melaporkan proyek yang sesuai dengan komplain untuk semua lokasi proyek di Aceh
dan Nias
5. Melaporkan kemajuan dalam
menangani komplain setiap tiga bulan sekali.
A.5 Ahli
Kesehatan Masyarakat
1. Menyiapkan dan mendistribusikan
SOP yang berkaitan dengan kegiatan kesehatan
2. Supervisi dan mengatur kefokusan
KM-Kab dalam mendukung kegiatan kesehatan
3. Mengembangkan dan mendukung secara
teknis semua KM-Kab Tenaga Ahli Kesehatan untuk menjamin terkontrolnya kegiatan
kesehatan dalam lingkup area kerja mereka.
4. Mengontrol pencapaian indikator perfoma
dalam aspek kesehatan baik di tingkat KM-Prov dan KM-Kab
5. Membantu koordinasi dan sinergi
dalam tugas implementasi semua Ahli Kesehatan KM-Kab di wilayah kerja mereka
dengan mengatur pertemuan dan rapat grup ahli pada rapat monitoring bulanan.
6. Memecahkan masalah implementasi
kesehatan di provinsi dan mendukung KM-Kab dalam memecahkan masalah pada
tingkat kabupaten dan bawahnya
7. Mediasi dengan pemerintah
provinsi, termasuk legislatif dan eksekutif, jika dibutuhkan memperbaiki
sinergi antara program yang terkait dengan kesehatan dan memfalititasi alokasi
anggaran APBD sesuai dengan panduan yang ada
8. Menyiapkan asistenssi teknis
kepada BRR dan pemerintah provinsi dalam mengatur implementasi program
kesehatan dan menangani tantangan proyek di tingkat provinsi dan kabupaten
9. Mengembangkan aktivitas
pemberdayaan dan pengembangan kesehatan, termasuk pemerintah provinsi dan
kabupatan, komunitas dan konsultan untuk mendukung fasilitasi dan pengembangan
partisipasi.
10. Membagi pengetahuan dan pelatihan
untuk pengembangan aktifitas SPADA dari hari ke hari.
A.6 Ahli
Pendidikan
1.
Menyiapkan dan mendistribusikan SOP yang sesuai dengan
kegiatan pendidikan
2.
Pengawasan dan mengontrol KM-Kab dalam mendukung kegiatan
pendidikan
3.
Mengembangkan dan mendukung secara teknis semua KM-Kab
Tenaga Ahli Pendidikan untuk menjamin terkontrolnya kegiatan pendidikan dalam
lingkup area kerja mereka
4.
Mengontrol pencapaian indikator perfoma dalam aspek
pendidikan baik di tingkat KM-Prov dan KM-Kab
5.
Membantu koordinasi dan sinergi dalam tugas implementasi
semua Ahli Pendidikan KM-Kab di wilayah kerja mereka dengan mengatur pertemuan
dan rapat grup ahli pada rapat monitoring bulanan.
6.
Memecahkan masalah implementasi pendidikan di provinsi dan
mendukung KM-Kab dalam memecahkan masalah pada tingkat kabupaten dan bawahnya
7.
Mediasi dengan pemerintah provinsi, termasuk legislatif
dan eksekutif, jika dibutuhkan memperbaiki sinergi antara program yang terkait
dengan pendidikan dan memfalititasi alokasi anggaran APBD sesuai dengan panduan
yang ada
8.
Menyiapkan asistenssi teknis kepada BRR dan pemerintah
provinsi dalam mengatur implementasi program pendidikan dan menangani tantangan
proyek di tingkat provinsi dan kabupaten
9.
Mengembangkan aktivitas pemberdayaan dan pengembangan
pendidikan, termasuk pemerintah provinsi dan kabupatan, komunitas dan konsultan
untuk mendukung fasilitasi dan pengembangan partisipasi.
10.
Membagi pengetahuan dan pelatihan untuk pengembangan
aktifitas SPADA dari hari ke hari.
B.
Konsultan Manajemen Kabupaten
Secara
umum tugas dan tanggung Jawab Umum KM Kabupaten
1. Memberikan bantuan kepada TK P2DTK
Kabupaten serta memberikan dukungan teknis kepada Tim Kajian Teknis dan pelaku
lainnya dalam pelaksanaan kegiatan P2DTK termasuk memberikan rekomendasi dan
membantu penanganan permasalahan yang muncul.
2. Mensosialisasikan P2DTK kepada
masyarakat dan aparat baik ditingkat kecamatan maupun Kabupaten
3. Melakukan koordinasi dan membina
jaringan kerja dengan aparat/instansi terkait, tokoh masyarakat, LSM Perguruan
Tinggi dan lain-lain dalam rangka mendukung penyebarluasan informasi,
keterbukaan dan pengawasan pelaksanaan kegiatan P2DTK.
4. Melakukan koordinasi dengan
Dinas/Instansi Teknis Kabupaten/Kota (Beppeda, Dinas Pekerjaan Umum, Dinas
Pertanian, Dinas Perdagangan, Dinas Kesehatan, Dinas Pendidikan Nasional, Dinas
Perindustrian dll) untuk mengidentifikasi program-program lain diluar P2DTK
supaya tidak terjadi tumpang tindih.
5. Memeriksa kualitas dan kelengkapan
usulan kegiatan sebelum dikompetisikan dalam Muskab.
6. Melakukan kunjungan lapangan untuk
pengawasan dan monitoring minimum 65% dari total hari kerja.
7. Melakukan supervisi dan memantau
untuk memastikan penerapan prinsip-prinsip P2DTK mulai dari tahap perencanaan,
pelaksanaan dan pelestarian.
8. Memantau proses pencairan dan
penggunaan dana P2DTK.
9. Melakukan koordinasi dengan pelaku
P2DTK lainnya secara vertikal dan horisontal.
10. Membuat laporan bulanan yang
sedikit-dikitnya berisikan kemajuan pelaksanaan kegiatan, masalah dan kendala,
rencana dan realisasi kegiatan kepada KM-Prop dan Tim Koordinasi P2DTK
Kabupaten
11. Membuat laporan akhir penyelesaian
kegiatan.
B.1 Tenaga Ahli Infrastruktur
1. Memberikan dukungan teknis kepada
pelaksana kegiatan sarana dan prasarana infrastruktur termasuk memberikan
rekomendasi dan membantu penanganan permasalahan yang muncul.
2. Memfasilitasi pembentukan Tim
Kajian Teknis Infrastruktur Kabupaten/Kota
3. Mengadakan pertemuan koordinasi
rutin bulanan dengan pelaksana kegiatan, menerima dan memeriksa laporan bulanan
yang berisikan rencana dan realisasi kegiatan.
4. Memantau pelaksanaan kegiatan
survei dan pengukuran usulan kegiatan prasarana (termasuk usulan kegiatan
sarana pengembangan sektor swasta, kesehatan dan pendidikan, seperti: pasar
desa, jalan desa, gedung sekolah, bangunan tempat pelayanan kesehatan)
5. Menyusun daftar harga satuan
setempat dengan menghimpun data harga satuan berdasarkan survey pada beberapa
leveransir/suplier dan daftar harga satuan yang dikeluarkan Dinas Pekerjaan Umum Daerah/Instansi teknis
lainnya, sebagai bahan rujukan masyarakat dalam merencanakan pembiayaan
kegiatan SPADA.
6. Memeriksa desain teknis, gambar
konstruksi, jadwal pelaksanaan dan RAB usulan prasarana sesuai standar
persyaratan umum teknis dengan memperhatikan dampak lingkungan.
7. Memantau pelaksanaan pemeriksaan
dan pengukuran akhir prasarana yang dibangun sebelum disertifikasi baik di
tingkat Kecamatan maupun kabupaten/Kota.
8. Memberikan pelatihan untuk
operasional dan pemeliharaan prasarana yang dibangun dan
pengembangan/pelestarian hasil kegiatan.
9. Membuat laporan secara berkala dan
insidentil kepada Koordinator KM-Prov melalui Koordinator KM-Kab
B.2 Tenaga Ahli Kesehatan Masyarakat
1. Memfasilitasi rumusan Badan
Penyantun Puskesmas (BPP) pada kecamatan (untuk kabupaten yang belum terbentuk
BPP) dan memfasilitasi rumusan Tim Ahli Kesehatan di Kabupaten/Kota
2. Menyiapkan asistensi teknis kepada
institusi (LSM/Universitas) dalam hal kegiatan identifikasi permasalahan dan
kebutuhan kesehatan
3. Bersama dengan Tim Studi Teknis
Kabupaten, menganalisa dan merumuskan hasil dari identifikasi permasalahan dan
mengatur prioritas kebutuhan dalam bidang kesehatan
4. Verifikasi usukan kegiatan
kesehatan sebelum diskusi dalam Musyawarah kabupaten
5. Memberikan bantuan teknis dan
mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lapangan serta mengevaluasi kepuasan
penerima manfaat kegiatan kesehatan SPADA di setiap jenjang dan pelayanan
kesehatan pada umumnya.
6. Melakukan koordinasi dan membangun
jaringan kerja dengan Puskesmas Kabupaten/Kota, Dewan Kesehatan, pelaku
kesehatan kecamatan dan desa dalam rangka mendukung penyebarkuasan informasi,
keterbukaan dan pengawasan pelaksanaan kegiatan
7. Membuat laporan secara berkala dan
insidentil kepada Koordinator KM-Prov melalui Koordinator KM-Kab.
B.3 Tenaga Ahli Pendidikan
1. Memfasilitasi pembentukan Pokja
Pendidikan di Kecamatan (bagi Kabupaten
yang belum membentuk Pokja Pendidikan) dan memfasilitasi pembentukan Tim Kajian
Teknis Pendidikan Kabupaten/Kota
2. Bersama-sama dengan Tim Kajian
Teknis Kabupaten dalam melakukan analisis dan perumusan hasil identifikasi
masalah serta menyusun prioritas-prioritas kebutuhan bidang pendidikan
3. Melakukan verifikasi usulan
kegiatan pendidikan sebelum didiskusikan di Musyawarah Kabupaten
4. Memberikan bantuan teknis dan
mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lapangan serta mengevaluasi kepuasan
penerima manfaat kegiatan pendidikan SPADA di setiap jenjang dan pelayanan
pendidikan pada umumnya.
5. Melakukan koordinasi dan membina
jaringan kerja dengan Dinas Pendidikan Kab/Kota, Dewan Pendidikan, pelaku
pelayanan pendidikan kecamatan dan desa dalam rangka mendukung penyebarluasan
Informasi, keterbukaan dan pengawasan pelaksanaan kegiatan
6. Membuat laporan secara berkala dan
insidentil kepada Koordinator KM-Prov melalui Koordinator KM-Kab
C.
Tenaga Pendukung Provinsi
Tugas
dan tanggungjawab supporting staff di provinsi adalah;
1.
Memfasilitasi Konsultan Manajemen
Provinsi dalam melaksanakan tugasnya,
2.
Mengkoordinasikan pelaksanaan
fasilitasi konsultan manajemen kabupaten dalam melaksanakan tugasnya
3.
Membantu Konsultan Manajemen
Provinsi dalam membuat laporan
C.1. Office
Manager
1.
Bertanggungjawab secara penuh terhadap
kantor keseluruhan, baik operasional kendaraan maupun operasional kantor
2.
Mengatur dan mengelola rencana
dan penggunaan dana operasional kantor
3.
Membuat laporan
pertanggungjawaban dana operasional yang disampaikan kepada PMS di jakarta
setiap 1 bulan
4.
Mengorganisir, melakukan
supervise dan bertanggungjawab terhadap kinerja semua staff pendukung
5.
menentukan jadwal kerja semua
staff pendukung
6.
Membuat daftar absent dan
meneliti kebenaran, baik staff ahli maupun supporting staff.
7.
Membantu dalam memberikan dukungan
terhadap dokumen-dokumen invoice yang dibutuhkan
C.2 Billingual Secretary
1.
Mengelola semua surat masuk dan surat keluar
2.
Mengelola dan mengadministrasikan semua laporan
baik intern maupun laporan dari lapangan/eksternal
3.
Bertanggungjawab terhadap semua barang inventaris
kantor
4.
Melakukan penggandaan dokumen di luar kantor
sesuai kebutuhan
5.
Mengarsipkan seluruh laporan-laporan
6.
Membantu tugas Team Leader dalam penjadwalan,
bahan dan notulen rapat
7.
Membantu tugas Team Leader dalam translate
pelaporan yang membutuhkan dua bahasa
C.2. Operator
Komputer
1.
Membantu dalam hal
pengetikan-pengetikan yang terkait dengan pekerjaan
2.
Bertanggungjawab dalam
pemeliharaan software dan hardware secara rutin
3.
Memberi bantuan kepada KM yang
berkaitan dengan software/hardware dan entry data sesuai kebutuhan.
4.
Memantau mailing list dan
mendistribusikan setiap surat via email kepada pihak dimaksud
5.
Membantu pada proses pelaporan
keuangan dan administrasi
C.3. Book
Keeper
1.
Melakukan pencatatan keluar
masuknya dana operasional dan dana-dana untuk kegiatan Kantor Provinsi
2.
Membukukan seluruh pengeluaran
dan pemasukan dana untuk kegiatan Provinsi
3.
Membukukan seluruh bukti-bukti
pengeluaran atau penggunaan dana
4.
bertanggungjawab pada data dan
pembukuan kantor
5.
Menyusun laporan keuangan dan
dibukukan dalam pembukuan (Buku besar/harian)
6.
Mengelola semua surat masuk dan
surat keluar
7.
Mengelola dan
mengadministrasikan semua laporan baik intern maupun laporan dari
lapangan/eksternal
8.
Bertanggungjawab terhadap semua
barang inventaris kantor
9.
Melakukan penggandaan dokumen di
luar kantor sesuai kebutuhan
10.
Mengarsipkan seluruh
laporan-laporan
11.
Membantu tugas Team Leader dalam
penjadwalan, bahan dan notulen rapat
12.
Bertanggungjawab kepada Office
Manager
C.4. Office
Boy
1.
Bertanggungjawab terhadap
kebersihan dan kerapihan seluruh ruangan kantor
2.
Menyiapkan minum pada pagi hari
bagi staff
3.
Menyediakan minum bagi seluruh
tamu kantor
4.
Mengantar surat resmi/dokumen
sesuai instansi yang dituju
5.
Membantu Staff Procurement
melakukan pembelian kebutuhan kantor bila dibutuhkan
C.5. Driver
1.
Bertanggungjawab terhadap
kebersihan dan perawatan mobil
2.
Mengantar perjalanan dinas dan
mobilisasi KM-Prov dalam bekerja
3.
Memungkinkan untuk perjalanan
lintas kabupaten mengantar KM-Prov monitoring di lokasi proyek
D.
Tenaga Pendukung di Kabupaten
Tugas
dan tanggungjawab supporting staff di kabupaten adalah;
1.
Memfasilitasi kebutuhan
Konsultan Manajemen Kabupaten dalam melaksanakan tugasnya
2.
Membantu konsultan manajemen
kabupaten dalam membuat laporan
D.1
Book Keeper
1.
Bersama-sama dengan Koordinator
Kabupaten menyusun anggaran operasional
2.
Melakukan pencatatan keluar
masuknya dana operasional dan dana-dana untuk kegiatan Kantor Kabupaten
3.
Membukukan seluruh pengeluaran
dan pemasukan dana untuk kegiatan Kabupaten
4.
Membukukan seluruh bukti-bukti pengeluaran
atau penggunaan dana
5.
Membantu Office Manager dalam
mengumpulkan bukti-bukti yang dibutuhkan dalam penyusunan Invoice (SPPD,
kwitansi-kwitansi, serta bukti invoice lainnya)
6.
Membantu dalam pengisian time
sheet (daftar absen) kepada para tenaga ahli dan supporting staff
7.
Bertaggungjawab pada data dan
pembukuan kantor
8.
Bertanggungjawab kepada
Koordinator Kabupaten
9.
Menyusun laporan keuangan dan
dibukukan dalam pembukuan (Buku besar/harian)
D.2 Operator
Komputer
1.
Membantu dalam hal
pengetikan-pengetikan yang terkait dengan pekerjaan
2.
Bertanggungjawab dalam
pemeliharaan software dan hardware secara rutin
3.
Memberi bantuan kepada KM yang
berkaitan dengan software/hardware dan entry data sesuai kebutuhan.
4.
Memantau mailing list dan
mendistribusikan setiap surat via email kepada pihak dimaksud
5.
Membantu pada proses pelaporan
keuangan dan administrasi
D.3 Office Boy
1.
Bertanggungjawab terhadap
kebersihan dan kerapihan seluruh ruangan kantor
2.
Menyiapkan minum pada pagi hari
bagi staff
3.
Menyediakan minum bagi seluruh
tamu kantor
4.
Mengantar surat resmi/dokumen
sesuai instansi yang dituju
5.
Membantu Staff Procurement
melakukan pembelian kebutuhan kantor bila dibutuhkan
D.4. Driver
1.
Bertanggungjawab terhadap
kebersihan dan perawatan mobil
2.
Mengantar perjalanan dinas dan
mobilisasi KM-Kab dalam bekerja
3.
Mobilisasi kendaraan hanya
dilingkup kabupaten terkait
VI. Prosedur Administrasi Dan
Keuangan
6.1
Administrasi
Prosedur ini merupakan pelengkap
yang tidak dapat dipisahkan dari SOP ini. Tekanan diberikan pada proses
pelaksanaan tugas sehari-hari dan hubungan timbal balik atau ketergantungan
antara satu dengan Pejabat lainnya.
6.1.1
Pemrosesan Surat/Dokumen Masuk
1. Surat /Dokumen masuk yang dimaksud
adalah:
§
Surat-surat biasa
§
Konfidensial
§
Fax
§
Email
2. Jenis Surat
§
Surat Biasa, Semua surat/dokumen masuk dibuka
oleh Sekretariat diberi cap, tanggal dan waktu penerimaan; dicatat dalam buku
agenda surat masuk dan diberi /dilampirkan Lembar Disposisi, sesuai dengan
sifat suratnya.
§
Telefax, Semua telegram, faximilie and
email yang masuk diproses sama dengan
diatas
§
Surat Konfidensial disampaikan langsung pada yang
bersangkutan. Bila ternyata bukan surat
pribadi, oleh yang bersangkutan dikirim kembali ke Sekretariat untuk diproses
sesuai prosedur di atas.
3. Form S001 digunakan untuk surat/dokumen
masuk yang mengharuskan diadakannya/dilakukannya suatu tindak lanjut oleh satu
atau lebih pejabat.
4. Form S001A digunakan untuk Facsimile
5. Selama masih memungkinkan
penanganannya, semua surat/dokumen masuk, setelah diproses menurut ketentuan di
point 2, disampaikan kepada Team Leader untuk mendapatkan pengarahan pemrosesan
permasalahan.
6. Lampiran 01 adalah bagan alur yang memberikan kilasan umum atau alur
pemrosesan surat/dokumen masuk.
7. Selain mematuhi prosedur harus
diusahakan agar semua surat/dokumen masuk yang memerlukan tanggapan, dapat
dijawab dalam batas waktu 3 x 24 jam.
6.1.2
Pemrosesan Surat/Dokumen Keluar
1. Penanda tangan surat keluar
§
Semua surat keluar ditanda tangani oleh Koordinator
Propinsi (untuk provinsi) atau Koordinator KM-Kab (untuk kabupaten) atau
pejabat lain yang diberi limpahan kewenangan oleh Team Leader.
§
Di dalam, keadaan khusus, penanda tanganan surat keluar
dapat dilakukan oleh pejabat yang diberi limpahan wewenang untuk menandatangani
surat keluar atas nama Team Leader.
2. Surat Keluar dapat berbentuk sebagai:
§
Surat yang memulai suatu prakarsa
§
Surat yang merupakan tanggapan
§
Surat yang merupakan lanjutan dari hal yang pernah atau
tengah berjalan
§
Surat yang merupakan
kewajiban rutin.
3. Surat-surat keluar umumnya
didahului oleh penyusunan konsepnya.
Setelah mengalami suatu rangkaian
koreksi/persetujuan dari atasan pembuat konsep sampai ke Koordinator Propinsi /Koordinator
KM-Kab, barulah surat dapat diketik dan diberi nomor oleh Sekretariat, lalu
diperiksa oleh si pembuat konsep dan ditanda tangani oleh yang berwenang untuk
itu. Selanjutnya Sekretariat akan mengirimkan surat tersebut ke alamat yang
dituju.
4. Bila tidak ada keperluan atau
ketentuan lain, semua surat keluar dibuat dalam rangkap tiga, asli untuk alamat
yang dituju, copy pertama sebagai arsip sekretariat dan copy kedua arsip Team
Leader/Koordinator KM Kab.
5. Cara pemberian nomor surat keluar
disesuaikan dengan kode surat yang sudah baku di PT AMYTHAS Experts &
Assicates dengan ditambahkan kode-kode proyek
seperti contoh:
Nomor
urut/kode proyek /bulan/tahun
002/p2dtk-AMT/XII/06
6. Pengiriman surat dapat dilakukan
secara biasa (lewat pos) atau menggunakan kurir. Pada pengiriman dengan kurir,
harus disertai dengan Surat Pengantar (Form S002) yang setelah ditandatangani
oleh penerima akan dijadikan bukti penerimaan oleh si penerima surat.
7. Lampiran 02 adalah bagan alur yang memberikan kilasan umum atau alur
pemrosesan surat/dokumen keluar.
8. Telegram, fax, email dapat
diproses menurut cara-cara yang berlaku bagi surat-surat keluar.
9. Faximilie dan/atau email yang akan
dikirim perlu disusun dahulu konsepnya sebelum mendapat persetujuan dari Team
Leader/Koordinator KM Kab.
6.1.3
Sistem Pelaporan
Kewajiban
pelaporan sebagaimana tercantum dalam Kontrak Pekerjaan adalah:
a.
Inception Report/Laporan
Pendahuluan sejumlah 7 eks dalam bahasa Indonesia beserta summary dalam bahasa
Inggris, diserahkan kepada PIU/Satker KPDT dalam waktu 4 minggu setelah
tandatangan kontrak
b.
Laporan Bulanan Tingkat
Kabupaten, dalam bahasa Indonesia beserta summary dalam bahasa Inggris, Berisi
mengenai kondisi perkembangan program pada tingkat Kabupaten, sejumlah 8 eks (7
eks ke KM Propinsi dan 1 eks ke TK
Kabupaten), diserahkan pada minggu
pertama awal bulan berikutnya.
c.
Laporan Bulanan Tingkat
Propinsi, bahasa Indonesia beserta summary dalam bahasa Inggris, merupakan
rangkuman dari perkembangan program seluruh kabupaten, diserahkan sejumlah 8
eks (7 eks ke Perusahaan dan 1 eks ke TK Propinsi), diserahkan pada minggu
pertama awal bulan berikutnya.
d.
Laporan Bulanan Keseluruhan,
merupakan rangkuman dari Perkembangan seluruh propinsi, dirangkum oleh
Perusahaan dan diserahkan kepada PIU/Satker P2DTK KPDT sejumlah 7 eks,
diserahkan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.
e.
Draft Final Report, Berisi draft
laporan akhir, sejumlah 7 eks dalam Bahasa Indonesia diserahkan paling
lambat 1 bulan sebelum pekerjaan
berakhir
f.
Final Report, berisi laporan
akhir pelaksanaan pekerjaan sejumlah 7 eks dalam Bahasa Indonesia beserta
summary dalam bahasa Inggris, diserahkan ke PIU/Satker KPDT paling lambat
setelah 20 hari kontrak berakhir.
g.
Special Activity, berisi
mengenai laporan-laporan kegiatan-kegiatan khurus yang dilaporkan sejumlah 7
eks dalam bahasa Indonesia dan diserahkan 2 minggu setelah pelaksanaan
kegiatan.
1.
Setiap Laporan program dan laporan keuangan
didokumentasikan secara terpisah.
6.1.4
Pengarsipan/Penyimpanan
Arsip/Dokumentasi
1. Yang diketengahkan dalam bab ini
hanya terbatas pada surat-surat dan dokumen saja.
Tidak tercakup di dalamnya:
§ Gambar-gambar teknik
§ Arsip pembukuan/keuangan
§ Bahan-bahan kepustakaan, dll
2. Maksud dari penomoran pada filing
sistem adalah pengkategorian data pada pengarsipan sistem computer.
Contoh :
100. Project
Office Administration. Angka 100 menunjukkan file tersebut adalah file –file
administrasi seperti:
110 Personal
Contract
120 TOR Personal/Jobdes
200.
Project Management. Semua file yang bersangkutan
dengan
Project
Management masuk pada folder ini seperti:
210 Laporan
Umum yang terdiri dari
211 Laporan
Bulan dan seterusnya
220.
Panduan-panduan
230 SK-PMU
300.
Project Financial.
Semua file yang bersangkutan dengan
Keuangan proyek
Untuk sistem Manual penomoran
folder tidak terlalu diperlukan tetapi oleh siapa data-data tersebut diarsipkan
tersebut dipegang.
Contoh:
100. Project
Office Administration di arsipkan oleh Sekretariat untuk file surat menyurat, biodata personal,
TOR/jobdes, facsimile, time sheet, office inventories, email oleh operator
komputer dan OM untuk di file–file
kontrak.
200. Project
Management di file kan Operator Komputer untuk laporan
300 Project Finansial oleh Book Keeping
6.1.5
Alat Tulis Kantor (ATK)
1. Penyediaan ATK dipusatkan di
Office Manager/Book Keeper
Untuk menjaga agar tingkat
persediaan tidak kurang dari persediaan minimum yang ditetapkan, sebulan sekali
sekretariat melakukan pembelian ATK.
Untuk kebutuhan mendadak, dapat dilakukan pembelian darurat, diluar
jadwal yang ditentukan tersebut.
2. Permintaan akan ATK
TA yang memerlukan ATK dapat
mengisi FORM PERMINTAAN ALAT TULIS KANTOR dan disampaikan ke Office
Manager/Book Keeper. Jika yang diminta
tidak ada dalam Persediaan, Office Manager/Book Keeper Kab. melakukan pembelian
ATK yang dibutuhkan.
3. Office Manager/Book Keeper Kab.
akan selalu mengadakan pengecekan tentang penggunaan ATK dan mengingatkan
ketersediaan anggaran untuk keperluan ATK tersebut.
6.1.6
Peralatan Kantor (Office
Equipment)
1. Peralatan kantor adalah peralatan
yang dapat menunjang penugasan, seperti Komputer, laptop, pesawat telpon,
faxsimile dsb. Pengadaannya dilakukan oleh Office Manager.
2. Penambahan peralatan dapat
dimungkinkan sepanjang budget masih
memungkinkan. Untuk itu permintaan penambahan peralatan dapat diajukan
kepada PMS oleh Office Manager
3. Wewenang pengoperasian,
pemeriksaan dan pemeliharaan dari barang peralatan baik yang baru maupun yang
sudah ada, berada ditangan Office Manager atau Book Keeper untuk Kantor
Kabupaten. Semua peralatan hendaknya
selalu dalam kondisi terpelihara baik dan siap pakai.
4. Barang inventaris program yang sifatnya bergerak
seperti Kamera digital harus disimpan oleh book
keeper, saat ingin menggunakan KM harus meminta kepada book keeper setelah mengisi form pinjam pakai peralatan. Segala
sesuatu yang berdampak pada kerusakan yang terjadi diluar operasional kegiatan
ataupun akibat kecerobohan maka menjadi tanggung jawab pengguna yang tertera
dalam form.
6.1.7
Peralatan Kantor/Operasional
1.
Telpon
§
Penyediaan sambungan telpon untuk tiap-tiap Kantor baik
Kantor Provinsi maupun Kabupaten adalah 1 line sambungan.
§
Penggunaan telpon adalah semata-mata untuk keperluan dinas
operasional proyek, tidak diperbolehkan untuk keperluan pribadi.
§
Pemakaian telpon dicatat setiap pemakaiannya dengan
menggunakan Buku catatan penggunaan telepon.
§
Form Message dipergunakan apabila orang yang ditelpon
kebetulan tidak berada di tempat menggunakan Format S010.
2.
Listrik
§
Ketersediaan listrik digunakan untuk kegiatan operasional
seperti untuk Komputer dan peralatan kantor lainnya.
§
Tidak dibenarkan penggunaan listrik untuk kebutuhan lain
diluar operasional proyek.
3.
Kendaraan Dinas
§
Kendaraan Operasional yang tersedia adalah:
a. Dua buah kendaraan Roda 4 di kantor
Provinsi
b. Masing masing satu kendaraan Roda 4 di
Kantor Kabupaten.
§
Kendaraan Dinas diperuntukan bagi kepentingan operasi
proyek. Namun agar tidak terjadi
pemakaian kendaraan yang semena-mena dan untuk menjaga kondisi kendaraan
sedemikian rupa, sehingga kerusakan-kerusakan, baik besar maupun kecil yang
mungkin terjadi dapat diketahui sedini mungkin, maka ditunjuk seorang
Penanggung Jawab Operasional (PJO) sebagai berikut:
a. Satu kendaraan di kantor Provinsi, PJO nya
adalah Team Leader
b. Satu kendaraan lagi, PJO-nya adalah Office
Manager
c. Kendaraan di
kantor Kabupaten, PJO diserahkan kepada masing-masing KM-Kab yang ditunjuk dan
disepakati oleh masing-masing KM-Kab.
§
Pengaturan pemakaian operasional sehari-hari dari
kendaraan-kendaraan tersebut dilakukan oleh PJO atau petugas yang ditunjuk
olehnya.
a. Dengan ditunjuknya PJO, maka diharapkan
tidak terjadi stagnasi dalam pengaturan pemakaian operasional kendaraan
sehari-harinya, malahan harus lebih lancar.
b. Kelainan-kelainan
yang terjadi agar secepatnya dilaporkan oleh PJO kepada Office Manager/Book
Keeper untuk diambil tindakan-tindakan seperlunya, misalnya: Dilakukan
perawatan rutin, Dikirim ke bengkel untuk perbaikan-perbaikan, dsbnya.
§
Pada prinsipnya, biaya operasional kendaraan menjadi beban
Proyek
§
Penggunaan kendaraan dicatat dalam Buku Catatan Kendaraan
6.1.8
Perjalanan Dinas
1.
Perjalanan Dinas merupakan bagian dari pelaksanaan tugas
yang diserahkan kepada Tenaga Ahli.
2.
Perjalanan Dinas ditujukan untuk perjalanan yang bersifat
substansi pekerjaan seperti rapat-rapat koordinasi, peninjauan lapangan, serta
menghadiri undangan yang bersifat teknis pelaksanaan pekerjaan.
3.
TA harus mengetahui dan menguasai maksud dan tujuan
dilakukannya perjalanan dinas, untuk itulah penguasaan subtansi P2DTK,
khususnya maksud dari perjalanan dinas mutlak suatu keharusan.
4.
Karenanya rencana perjalaan dinas harus disusun setiap
awal bulan disesuaikan dengan ACTION PLAN.
5.
Perjalanan Dinas yang mendadak segera disusulkan kepada
TL.
6.
TL bersama-sama dengan Office Manager Kantor Provinsi
hendaknya membuat rincian tugas yang akan dilakukan serta anggaran yang
diperlukan.
7.
Besarnya OSA/perdiem disesuaikan dengan ketentuan yang
berlaku dalam dikontrak.
8.
Dalam usulan tersebut mendapat persetujuan dari TL, Office
Manager akan menyediakan anggarannya, menyiapkan SPPD serta sarana lain yang
akan diperlukan seperti: tiket, peralatan (apabila diperlukan) dlsbnya.
9.
Pada waktunya, Office Manager akan membayarkan uang muka
perjalanan sejumlah anggaran yang telah disetujui oleh TL.
10.
Sewaktu melakukan perjalan Dinas, TA yang bersangkutan
berkewajiban untuk:
a. Membuat catatan kegiatan harian.
b. Mengatur pengeluaran-perngeluaran keuangan
yang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
11.
Dan sekembalinya
dari Perjalanan Dinas berkewajiban untuk:
a. Menyusun laporan teknis
berdasarkan catatan kegiatan harian yang ditujukan kepada TL untuk kegiatan
Proyek.
b. Mempertanggung jawabkan semua
pengeluaran keuangan selama melakukan perjalan dinas dengan menyertakan SPPD
yang telah ditanda tangani pejabat berwenang dan distempel, slip pertanggung
jawaban dians, tiket, kwintansi/tanda bukti lainnya.
c. Selisih (bila ada) antara jumlah
uang muka yang diambil dengan pertanggungan jawaban, harus ditindak lanjuti.
Misalnya bila uang muka yang diambil lebih besar dari yang dipertanggung
jawabkan sisanya harus dikembalikan ke Kasir.
Bila sebaliknya yang terjadi sisanya akan mendapat penggantian dari
kasir.
12.
Slip Permintaan dan Pertanggung jawaban Perjalanan Dinas
13.
Terlampir adalah bagan alur yang memberikan kilasan umum
atau alur pemrosesan perjalanan dinas (Lampiran 03) dan besarnya biaya
Perjalanan Dinas (Lampiran 04)
6.1.9
Rapat Koordinasi
1.
Dalam masa 4 (empat) bulan akan dilakukan rapat koordinasi sebanyak 3
(tiga) kali di Banda Aceh.
2.
Dalam masa 4 (empat) bulan harus dilakukan rapat koordinasi dengan Tim
Koordinasi Kabupaten dan Pejabat Pembuat Komitmen minimal 6 (enam) kali di
Kabupaten masing-masing
3.
Setiap rapat koordinasi harus membuat notulensi hasil rapat dan dibagikan
kepeserta rapat dan juga dikirim ke KM-Prov, Tim Koordinasi Provinsi dan PIU
NAD-Nias
4.
KM-Prov dan KM-Kab minimal 1 (satu) minggu sekali melakukan rapat internal
membahas perkembangan program dari masing-masing bidang dan membuat
notulensinya. KM-Prov mengirimkan notulensi rapat ke PIU dan KM-Kab mengirimkan
notulensi kepada KM-Prov dan PIU
6.2
Administrasi
Keuangan
5.2.1
Manajemen Keuangan
Salah satu alat utama untuk
melakukan manajemen keuangan yang baik adalah cash budget yang lazim disebut cash flow statement.
Office Manager berdasarkan
kebutuhan yang ada menyusun anggaran setiap 2 minggu untuk keperluan
biaya-biaya Operasional dan Remunerasi.
Berdasarkan anggaran-anggaran yang masuk, maka PMS menyusun cash-flow
yang memungkinkan pengaturan keuangan yang optimal, sehingga tidak mengganggu
kelancaran pelaksanaan proyek.
1.2.1
Alur Permintaan Anggaran Proyek.
1. Setiap pengajuan anggaran
dilakukan pada akhir bulan/paling lambat tanggal 25 setiap bulannya untuk 2
minggu pertama dan tanggal 10 untuk 2 minggu kedua (misal Kebutuhan untuk
tanggal 1 – 15 September diajukan tanggal 25 Agustus dan kebutuhan untuk
tanggal 15 – 30 September diajukan paling lambat 10 September).
2. Untuk Kantor Provinsi permohonan
anggaran disusun oleh Office Manager dan diverifikasi oleh Team Leader
3. Untuk Kantor Kabupaten permohonan
anggaran disusun oleh Book Keeper masing-masing Kabupaten dan diverifikasi oleh
Koordinator di Kabupaten masing-masing.
4. Untuk Kantor Kabupaten permohonan
anggaran dikirim melalui faksimil kepada Office Manager Banda Aceh
5. Office Manager Banda Aceh akan
merekap seluruh permohonan anggaran baik anggaran provinsi maupun masing-masing
kabupaten dan memverifikasinya bersama-sama dengan Team Leader
6. Setelah mendapat persetujuan Team
Leader, Office Manager akan menyampaikan rekap anggaran kepada PMS di Jakarta
7. PMS akan mentransfer pengajuan
anggaran melalui rekening Office Manager
8. Penyampaian kepada masing-masing
Book Keeper akan dilakukan oleh Office Manager Banda Aceh dengan mentransfer
melalui Rekening Book Keeper masing-masing Kabupaten
(1) Permintaan anggaran dua mingguan
diajukan ke OM untuk dicek ulang
|
|
||
(2) OM memindahkan semua permintaan
kedlm format yang ada & diajukan kpd TL utk persetujuannya.
|
|||
(3) TL mengembalikan form yang telah
ditandatangani kpd OM
|
|||
(4) OM meneruskan kpd Acc. PMS utk
dicek akuntability nya
|
|||
(5)Acc.PMS kemudian menyampaikan kpd
Dep.Tek,
|
|||
(6) Dep. Tek dpt mengadakan koreksi
lanjutan, sesdh itu disampaikan kpd Pimp. PMS
|
|||
(7) Setlh disetujui, Pimp PMS
meneruskan kpd Dep. teknik
|
|||
(8) Dep Teknik akan meminta kepada
Dep. Admkeu untuk mentransfer kebutuhan Operasional melalui OM
|
|||
(9) Proses transfer selanjutnya ke
Book Keeper 1 – 17 dilakukan oleh OM atu seseorang yang ditunjuk TL
|
2.2.2
Sistem Pelaporan Keuangan
Perlu diingatkan kembali kepada
TL, OM dan KM Kab bahwa Laporan Penggunaan uang Bulanan sangat penting
peranannya bagi PMS dalam pengendalian Cash Flow di kantor Pusat
(Jakarta). Sedangkan Pengajuan
Permintaan Dana Operasional bulan berikutnya ke PMS agar disampaikan pada
setiap akhir bulan yang sedang berjalan (Misal: kebutuhan dana opersional untuk
bulan September disampaikan pada akhir bulan Agustus). Dengan cara demikian PMS dipermudah dalam
merencanakan budgeting. Transfer dana dari Pusat ke daerah akan dilakukan dalam
periode 2 mingguan. Laporan keuangan dilaporkan pada akhir bulan/paling lambat
tanggal 5 setiap bulannya.
3.2.3
Alur Pertanggungan Jawab Keuangan
|
(1)
|
Pertanggungan Jawab keuangan
disampaikan kpd OM lengkap dengan bukti-buktinya OM melakukan verifikasi tingkat
pertama)
|
||
(1a)
|
Kalau banyak kesalahan OM
mengembalikannya kepada Book Keeper untuk diperbaiki
|
||
(2)
|
OM akan menyerahkan seluruh
pertanggungjawaban keuangan baik yang ada di masing-masing Kabupaten maupun
yang diprovinsi. Verifikasi tingkat dua dilakukan oleh Dep.Teknik
|
||
(2a)
|
Apabila terdapat kesalahan
dikembalikan kepada Office Manager untuk dibetulkan
|
||
(3)
|
Selanjutnya akuntan PMS diminta
mengadakan pengecekan “ceiling” sehingga kalau terjadi kelebihan pengeluaran
dapat diketahui dan diminta pertanggunganjawaban dari KM
|
||
(3a)
|
Pemberitahuan kpd Dep. Admkeu
|
||
(4)
|
Semua pengeluaran keuangan dari
Proyek disampaikan oleh Dep. Adm Keu kepada Akuntan PMS untk disusun laporan
bulanannya
|
||
(5) & (6)
|
Laporan Keuangan bulanan
disampaikan kepada Direksi BOM
|
c. Tanda Bukti dari pengeluaran dan
pemasukan kas (bon, kwintansi, slip setoran bank dll) harus dilampirkan dengan
voucher cash out dan Cash In serta dilaporkan pada akhir bulan setelah
disetujui/diketahui oleh Regional Manager.
d. Setiap Perjalanan Dinas Tenaga
Ahli harus melampirkan SPPD yang ditanda-tangani perjabat setempat/yang
berwenang. Pertanggungan jawab perjalana
dinas harus diisi menurut form yang telah disediakan.
e. Account number
Setiap transaksi di Dep. Admkeu
ada penomoran transaksi (account number) fungsinya untuk memudahkan pencatatan
dan penjurnalan pada computer accounting (M.Y.O.B)
4.2.4
Back-up Invoice
Perlu disampaikan kepada TL, OM
dan Book Keeper perlunya dukungan data dari daerah untuk memperlancar proses
invoicing yang dilaksanakan Tim Invoice Pusat (Jakarta). Data-data pendukung bagi proses invoice
antara lain:
1. Bukti-bukti asli
penggunaan/pengeluaran biaya seperti: tiket pesawat/sarana transportasi
lainnya, pembelian dan sewa kantor dan perlengkapan/peralatan kantor dan
pembayaran-pembayaran lainnya.
2. Bukti-bukti asli dan sah
perjalanan dinas (duty travel), yaitu SPPD yang ditanda-tangani oleh
pihak-pihak yang berwenang mengeluarkan surat perintah perjalananan dan
disahkan/diketahui oleh Pejabat Instansi Pemerintah Setempat (Kepala Dinas
terkait Dati I, Dati II, Kepala Desa dan sebagainya, tergantung pada level
daerah apa duty travel dilaksanakan).
Perlu disampaikan kepada TL, OM dan Book Keeper bahwa Tim Invoice di
Jakarta mensyaratkan SPPD yang dikirm ke Jakarta sebagai berikut: (a) SPPD
harus berstempel asli (basah); (b) disahkan oleh Pejabat Dinas di daerah; dan
(c) penulisan tanggal datang dan pergi dengan pensil atau dikosongkan saja, dan
jangan sekali-kali menuliskan dengan tinta atau diketik.
3. Timesheet (daftar absensi) asli
yang ditanda tangani dari hari ke hari dalam hari kerja. Daftar absensi
meliputi seluruh personil yang bekerja di kantor proyek mulai dari TL hingga
Office Boy. Timesheet ini harus diketahui/disetujui oleh Pejabat berwenang.
4. Fotocopy STNK mobil dan motor yang
disewakan.
5. Untuk sewa rumah/kantor, selain
Perjanjian Sewa Menyewa, juga dilampirkan kwintansi dan fotokopi KTP pemilik
rumah/kantor.
6. Fotocopy item-item lain
(sewa/beli)
6.3
Administrasi
Kepegawaian
1.3.1
Rekruitmen
Hak dan kewajiban karyawan yang
direkrut untuk Proyek P2DTK tetap mengacu pada Peraturan Perusahaan PT AMYTHAS
yang telah disahkan oleh Departemen Tenaga Kerja.
Mengingat status dari proyek, maka
karyawan yang diterima adalah termasuk golongan Karyawan Proyek, sehingga
penempatannya dilakukan dengan Perjanjian Kerja.
2.3.2
Reward
Penghargaan atau reward dapat
diberikan kepada KM-Kab dengan promosi untuk penempatan di provinsi, sedangkan
untuk supporting staff dapat ditentukan kemudian dengan saran dan masukan dari
KM-Prov/KM-Kab
3.3.3
Pemutusan Hubungan Kerja dan
Pengakhiran Tugas serta Pengunduran Diri Konsultan Manajemen
3.3.3.1. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja dan
Pengakhiran Tugas Konsultan
Berdasarkan
perjanjian kerja antara PT Amythas dengan konsultan secara individu, maka
berakhirnya perjanjian kerja dapat terjadi oleh salah satu pihak atau
berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak.
Pemutusan
Hubungan Kerja (PHK) oleh PT Amythas sebagai akibat pelanggaran kode etik oleh
konsultan/fasilitator diproses dengan prosedur sebagai berikut:
1. Klarifikasi/investigasi awal atas adanya indikasi
pelanggaran kode etik dan membuat laporan serta rekomendasi dari Koordinator
KM-Prov.
2. Selanjutnya Deputi Teknis bersama dengan
Koordinator KM-Prov mempelajari laporan hasil investigasi awal dan merumuskan
keputusan tentang perlu tidaknya menunda pembayaran honorarium dan tunjangan
sebagai akibat adanya indikasi pelanggaran kode etik.
3. Koordinator KM-Prov, melakukan investigasi dan
verifikasi lebih lanjut terhadap indikasi pelanggaran kode etik oleh konsultan.
Apabila konsultan tersebut terbukti melakukan pelanggaran kode etik, maka hasil
investigasi dan verifikasi tersebut dituangkan dalam Berita Acara yang
ditandatangani oleh Koordinator KM-Prov serta diberitahukan kepada konsultan
yang bersangkutan.
4. Berita Acara pelanggaran kode etik yang dilampiri
dengan dokumen dan bukti-bukti pendukung disampaikan oleh KM-Prov untuk
diverifikasi lebih lanjut. Apabila dalam kurun waktu paling lama 10 hari sejak
berita acara dibuat terdapat satu atau dua pihak yang tidak bersedia tanda
tangan pada berita acara dengan alasan tertentu dan tidak ada
sanggahan/penolakan dari konsultan tertuduh, maka KM-Prov tetap menyampaikan
berita acara tersebut kepada PT Amythas disertai dengan catatan-catatan dan
lampiran berita acara hasil investigasi pelanggaran kode etik.
5. Pihak perusahaan jasa konsultan, melalui Satker
Khusus P2DTK, bilamana diperlukan dapat meminta dukungan dan bantuan TL KM-Nas
untuk melakukan investigasi/penanganan lebih lanjut terhadap pelanggaran kode
etik yang dilakukan oleh konsultan
6. Dalam hal tuduhan/indikasi pelanggaran Kode etik
tersebut kurang cukup bukti atau konsultan tertuduh tersebut menolak atau
melakukan sanggahan/banding atas tuduhan tersebut dalam kurun waktu paling lama
10 hari sejak berita acara hasil investigasi dibuat, dapat diadakan persidangan
Majelis Kode Etik yang diselenggarakan oleh Koordinator KM-Prov
7. Apabila Berita Acara pelanggaran kode etik
dinyatakan benar oleh pihak perusahaan jasa konsultan, Direktur Perusahaan Jasa
Konsultan mengajukan rekomendasi PHK kepada Satker Khusus P2DTK dengan tembusan
TL KM-Nas. (surat rekomendasi dilampiri dengan Berita Acara, pernyataan saksi
dan dokumen pendukung lainnya).
8. Pemberhentian Kerja Supporting
Staff dilakukan perusahaan dengan pertimbangan dari Koordinator
3.3.3.2. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) bagi
konsultan yang yang telah meninggalkan lokasi tugas SPADA tanpa ijin/keterangan
10 (sepuluh) hari kerja berturut-turut atau 20 (dua puluh) hari kerja dalam
setahun
1.
Koordinator KM-Kab, KM-Kab Pendidikan, KM-Kab
Kesehatan, PMC (sebagai konsultan atasan) menyampaikan laporan tertulis
2.
KM-Prov menindaklanjutinya dan melakukan
verifikasi lapangan atas laporan tersebut.
3.
Apabila terbukti benar Koordinator KM-Prov
mengajukan usulan PHK kepada PT Amythas dengan disertai dokumen-dokumen
pendukung.
4.
PT Amythas memverifikasi usulan KM-Prov. Apabila
terbukti benar, Direktur Perusahaan Jasa Konsultan mengajukan rekomendasi PHK kepada PT Amythas
tembusan Satker Khusus P2DTK.
5. Pengajuan usulan PHK
tersebut dilampiri dengan bukti-bukti pendukung, seperti surat keterangan dari
pejabat setempat
3.3.3.3. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) bagi Konsultan
yang kinerjanya dinilai sangat buruk (berdasarkan Evaluasi Kinerja Triwulan
mendapatkan nilai D) diatur sebagai berikut
1.
KM-Prov wajib memberikan perhatian khusus
terhadap konsultan tersebut;
2.
Apabila dalam penilaian evaluasi kinerja pada
triwulan berikutnya tidak mengalami perubahan karena tetap memperoleh nilai D,
maka konsultan dimaksud dapat diusulkan PHK dan dituangkan dalam berita acara
yang ditandatangani oleh KM-Prov.
3.
KM-Prov memverifikasi rekomendasi, apabila
terbukti benar, maka Direktur Perusahaan Jasa Konsultan merekomendasikan PHK
kepada PT Amythas dan Satker Khusus P2DTK.
3.3.3.4. Prosedur Pengunduran
Diri Konsultan
1.
Konsultan yang mengajukan pengunduran diri harus
menyampaikan surat permohonan minimal
satu bulan sebelum pengunduran diri dilaksanakan.
2.
Surat pengunduran diri ditujukan kepada Satker
Khusus P2DTK melalui Adwil dengan tembusan KM-Prov
3.
KM-Prov melakukan verifikasi atas alasan
pengunduran diri serta tugas dan tanggung jawab terkait. Hasil verifikasi
disampaikan kepada PT Amythas
4.
PT Amythas merekomendasikan kepada Satker Khusus
P2DTK untuk memberikan persetujuan terhadap permohonan pengunduran diri.
5.
Selama menunggu proses persetujuan dari Satker
Khusus P2DTK, konsultan yang bersangkutan harus tetap berada di lokasi dan
melaksanakan tugas sebagaimana jabatannya.
6.
Konsultan yang mengundurkan diri wajib melakukan
serah terima berkas dan atau pekerjaan kepada konsultan pengganti atau
supervisor (jika pengganti belum ada).
7.
Apabila KM-Prov mensyaratkan penyelesaian
kewajiban, maka yang bersangkutan tidak dapat meninggalkan lokasi sebelum
kewajibannya diselesaikan.
8.
PT Amythas dapat menunda pembayaran atas honorarium
dan tunjangan sebelum konsultan yang bersangkutan menyelesaikan kewajiban yang
dipersyaratkan tersebut.
3.3.3.5. Pembinaan dan
Penyelesaian Perselisihan
1.
Jika terjadi perselisihan baik antara KM-Prov
dengan KM-Kab ataupun KM-Prov, KM-Kab dengan supporting staff maka pada
dasarnya akan diselesaikan secara musyawarah
2.
Apabila dengan cara tersebut di atas tidak dapat
diselesaikan, maka kedua belah pihak akan menyelesaikan melalui Pengadilan
Negeri Nanggroe Aceh Darussalam. Keputusan Pengadilan Negeri tersebut merupakan
final dan mengikat kedua belah pihak
3.
Biaya penyelesaian tersebut akan ditanggung
secara bersama-sama yang besarnya sama.
4.3.4
Pengaturan Hari Kerja, jam Kerja
dan Lembur
1.
Jumlah Jam Kerja
1. Hari kerja kantor adalah hari
Senin-Jumat dengan jam kerja dari pukul
08.00 s/d 17.00 untuk hari Senin-Kamis dan Jam 08.00 s/d 17.30 untuk hari
Jumat, dengan waktu istirahat selama 60 menit (untuk makan siang dan sholat).
Jam kerja driver dan office boy adalah satu jam sebelum masuk kantor dan pulang
pada akhir jam kantor.
2. Dalam keadaan tertentu dapat
ditetapkan jam dan hari kerja lebih apabila diperlukan, akan tetapi jam kerja
selama 8 jam sehari dalam 40 jam selama seminggu.
3. Setiap Professional Staff dan
Suporting Staff harus mengisi absensi/timesheet setiap masuk dan pulang pada
jam kantor.
4. Tidak dibenarkan Karyawan Proyek
bekerja ditempat lain selain Program P2DTK
5. Jika karyawan Proyek diketahui
bekerja di tempat lain, maka Perusahaan akan menindak tegas karyawan ybs untuk
memilih dalam jangka waktu 2 minggu.
6. Time sheet ditandatangani oleh
Koordinator Konsultan dan diketahui oleh Tim Koordinasi setempat
2.3.2.1 Prosedur
Meninggalkan Kantor/Ijin keluar Kantor dan Cuti
1. Pada hari kerja, setiap karyawan
dan pimpinan yang meninggalkan kantor diharuskan mengisi buku ijin keluar.
2. Ijin sakit harus dilampirkan
dengan surat dokter.
3. Permohonan cuti (form terlampir):
cuti dapat diambil maksimum selama 12 hari dan dapat diberikan setelah masa
kerja 1 tahun.
VII.
PENUTUP.
Sekali
lagi, kami minta SOP ini dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan
disiplin demi menuju Tertib Administrasi dan semua form terkait dilampirkan
dalam Panduan SOP ini. Terima kasih kami
sampaikan kepada para pelaksana yang dapat memahami dan melaksanakannya.
Semoga
Proyek akan berjalan lancar dan bermanfaat bagi semuanya.
SUMBER: images.p2dtkbaceh.multiply.multiplycontent.com/.../.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar