Cara Mengupload dokumen

Untuk teman-teman yang suka berbagi tulisan tapi masih bingung bagaimana harus meng-upload-nya ke blog, tidak usah bingung, ini adalah langkah-langkah upload file (word, excel, power point). Lankah 1 : upload file ke google docs. Silahkan login ke http://docs.google.com dengan account gmail anda. Klik tab Upload yang berada di sebelah kiri atas layar monitor anda. Klik tombol browse… di bawah tulisan Browse your computer to select a file to upload: Masukan file yang ingin anda upload (word, excel, power point). Klik tombol Upload File yang ada di sebelah bawahnya. Tunggu beberapa saat sampai file anda terupload semuanya (tergantung dari besarnya file serta kecepatan koneksi anda). Jika sudah terupload, anda bisa mengeditnya jika mau. Klik tab publish yang ada di sebelah kanan atas layar monitor anda, maka akan keluar tulisan This document is not yet published. klik tombol publish now yang ada di bawahnya. Jika sudah selesai, lihat kembali ke bagian bawahnya! Klik link bertuliskan More publishing options. Setelah keluar window pop up, klik menu drop down di sebelah tulisan File format kemudian pilih HTML to embed a webpage. Klik tombol Generate URL. Copy kode HTMl yang di berikan, lalu paste pada notepad atau text editor lainnya. Silahkan di close saja window nya. Silahkan anda sign out dari google docs jika mau. Selesai.

POLA PEMELIHARAAN BABI YANG BAIK

Pemeliharaan dan perawatan merupakan salah satu kuncing penting dalam memelihara suatu ternak termasuk babi. Sebab pemeliharaan menentukan berhasil tidaknya suatu usaha ternak, maka oerlu menaruh perhatian. Secara umum pemeliharaan dapat dikelompokan dalam empat bagian: 1. Pemeliharaan Induk 2. Pemeliharaan anak 3. Pemeliharaan dara 4. Pemeliharaan pejantan Berikut ini menjelasan mengenai masing-masing kelompok tersebut: 1. Pemeliharaan Induk Pemeliharaan induk memberikan perhatian khusus terutama pada saat induk bunting, induk akan melahirkan dan setalah melahirkan. a. Induk Bunting Hal–hal yang perlu diperhatikan pada induk bunting adalah: 1) Makanan. Makanan yang harus duberikan ialah makanan yang baik dan cukup dan dalam bentuk basah.  Makanan yang baik. Bagi induk bunting makanan yang disediakan harus berkuatlitas baik dan mencukupi kebutuhan mereka. Hal yang perlu mendapat perhatian adalah pada saat penyusunan ransum bahwa ransum tersebut dapat menjamin pertumbuhan dan keselamatan induk itu sendiri dan anak yang dikandangnya  Makanan basah dan halus. Makanan yang diberikan mulai di ubah dari makanan yang kasar menjadi makanan yang halus dan dalam bentuk basah. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kotoran mengeras. Sebab kotoran yang mengeras akan menimbulkan konstipasi dan stress bagi induk yang bersangkutan sehingga mempersulit kelahiran. 2) Gerak badan babi Babi-babi yang sedang bunting perlu diberi kesempatan untuk berolahraga. Sebab babi yang tak pernah bergerak, ada kemungkinan badannya menjadi terlampau gemuk. Tubuh yang terlapau gemuk akan mengakibatkan peredaraan darah kurang lancer sehingga menimbulkan kesulitan di dalam kelahiran dan anak yang dilahirkan lemah. 3) Pindah kandang Induk yang hendak melahirkan harus dipindahkan ke kandang beranak.  Pemindahan induk yang sudah pernah beranak. Induk yang sudah pernah beranak dipindahkan 2-3 hari sebelum melahirkan, guna memperkenalkan tempat yang baru dimana mereka akan melahirkan  Pemindahan induk yang belum pernah beranak. Induk yang belum pernah beranak harus dipindahkan lebih awal yakni 4-5 hari sebelum melahirkan. Hal ini dimaksudkan agar mereka(Induk babi) tidak menjadi bingung atau asing di tempat yang baru. Sebab kandang beranak kontruksinya berbeda dengan kandang biasa. b. Pemeliharaan Induk yang sedang melahirkan Setelah berahsil dilakukan pemeliharaan terhadap induk babi yang bunting. Langkah selanjutnya adalah persiapan untuk anak-anaknya, agar babi yang lahir itu sehat dan selamat. Dalam proses mempersiapkan kelahiran anak babi, yang perlu mendapat perhatian ialah mengenai tanda-tanda babi yang akan melahirkan, proses kelahiran dan sanitasi. 1) Tanda-tanda babi yang akan melahirkan  Perut turun ke bawah  Urat daging di sekitar vulva mengendor  Vulva membengkak, berwarnah merah dan keluar lender  Ambing mengeras,putting berwarna kebiruan  Nafsu makan menurun 2) Proses kelahiran Proses kelahiran biasanya berlangsung 1-12 jam. Apabila dalam jangka waktu 1-12 jam belum selesai melahirkan, terindikasi bahwa terdapat kelainan. Kelhairan normal ditandai dengan tiga stadium  Sadium persiapan Pada minggu-minggu terakhir sebelum melahirkan timbul gejala-gejala sbb:  Ikatan rahim mengendor, letaknya menurun  Pada sisi tubuh mencekung sedangkan pinggang turun ke bawah jaringan pengikat lebih elastic  Bibir kemaluan membesar, berwarna merah  Ambing menjadi tegang, putting berwarna kebiruaan  Induk mulai mengumpulkan sarang  Stadium pembukaan Pada stadium ini rahim mulai berkontraksi (mengerut). Hal ini tak Nampak dari luar, tetapi yang bias diamati adalah tingkah lakunya yakni:  Babi Nampak gelisah, tidur berdiri, memukul-mukul ekor dll  Sebentar-sebentar kencing  Akibat kontraksi rahim,janin mencapai letak tepat, dimana perut turun ke bawah dan tubuh Nampak memanjang dan vervix mulai terbuka.  Stadium pelepasan Setelah stadium pembukaan di lalui yang diikuti dengan kontraksi rahim beserta kekejangan daging perut, kemudian janin terorong keluar atau lahir. Babi yang sedang melahirkan selalu dalam keadaan bebaring. Pada saat melhirkan induk berada dalam situasi yang tenang supaya tidak terganggu. 3) Sanitasi Sanitasi adalah penjagaan kesehatan lewat kebersihan (kandang babi dan tubuh babi ). a. Kandang beranak harus Bersih Keadaan kandang udaranya segar, hangat dan kering adalh tempat yang ideal. Oleh karena itu kandang yang akan ditempati harus bersih dan menjamin ketenangan bagi induk yang akan melahirkan. Keadaan kandang harus mempunyai:  Ventilasi udara yang sempurna  Ruang cukup mendapatkan sinar mata hari  Ukuran kadang cukup luas  Lantai harus bersih, kering dan di berikan jerami  Bila perlu dilengkapi dengan lampu b. Induk yang melahirkan harus bersih Sebelum induk dipindahkan ke kandang beranak, mereka (induk buting) perlu dibersihkan dengan cara memandikan. c. Perawatan induk yang sedang melahirkan Setelah melahirkan,induk harus mendapatkan kesempatan untuk beristrahat, sebab sehabis janin keluar, seluruh jalan janin terbuka sehingga ada kemungkinan rahin ikut keluar. Dan juga harus diperhatikan keluarnya plasenta, jangan sampai induk plasenta dimakan induknya. Sebab hal ini bias berakibat pada: adanya gangguan di dalam perut dan usus pada induk dan induk bisa kanibalis, suka makan anaknya. 2. Pemeliharaan anak Babi Pemeliharaan anak babi ini dilakukan semenjak mereka(anak babi) lahir dan bahkan sebelum lahir. a) Anak babi yang baru lahir  Anak babi yang baru lahir segera bersihkan selaput lender yang menutuoi lobang mulut dan hidung  Tali pusar dibiarkan putus dengan sendirinya  Anak babi yang baru lahir diusahakan segera bisa menyusu sebab air susu pertama penuh dengan zat-zat antibiotic yang sangat diperlukan bagi kehisupan ank babi yang baru lahir b) Anak babi berumur 3-10 hari Pemeliharaan anak babi umu3-10 hari mengalami masa kritis. Pada saat itu mereka(anak babi) sangat sensitive dan tidak berdaya menghadapi lingkungan yang berat. Kemungkian-kemungkian yang bisa dihadapi anak babi adalah  Anak babi mudah kedinginan  Anak babi banyak yang mati tertindih  Anak babi mati lemas c) Anak babi yang kehilangan induk Apabila induknya sakit atau mati pada waktu melahirkan, maka anak babi perlu diselamatkan atau ditolong dengan cara:  Diberi air susu sapi  Dititipkan atau diasuh oleh induk lain d) Menysukan anak babi yang baru lahir Secara alamiah anak babi yang baru lahir akan berusaha mendapatkan air susu induk, karena air susu tersebut merupakan satu-satunya sumber makanan utama. Induk menyediakan zat-zat makanan dan antibody yang terdapat dalam air susu dengan lengkap. e) Pemberian tanda anak babi Anak babi sebaiknya diberi tanda pada daun telinganya, sebab tanda tersebut akan banyak manfaatnya bagi peternak. Manfaat tanda tersebut antara lain:  Mempermudah untuk mengetahui pertumbuhan  Mempermudah mengadakan seleksi  Mempermudah melakukan pencatatan-pencatatan adminidtatif Cara pemberian tanda. Ada beberapa cara pemberian tanda pada anak babi tetapi yang paling biasa dilakukan adalah:  Sistem kerat  System tato  f) Jumlah air susu yang diperlukan anak babi Anak babi yang baru lahir, rata-rata memerlukan air susu 0,5 liter per ekor per hari. Maka apabila induk memiliki 10 ekor anak berarti induk yang bersangkutan harus memproduksi air susu 5 liter per hari. Produksi air susu meningkat 3 minggu setelah melahirkan. Dan penurunan air susu terjadi pada minggu ke 8. Maka dua minggu sebelum penurunan air susu anak babi perlu diberikan makanan tambahan dari luar. Sebab-sebab kegagalan air susu adalah:  Udara terlampau panas atau dingian  Diarhe atau kontilasi (tidak buang air besar) sama sekali  Pergantian tempat yang mendadak  Ransum yang tidak sempurna  Kepayaan dari waktu melahirkan  Akibat penyakit alat kelamin  Keturunan dari induk babi yang sedikit menghasilkan air susu g) Kastrasi Untuk memperoleh pertumbuhan yang cepat dan kualitas daging yang baik, maka semua babi jantan harus dikastrasi. Biasanya kastrasi ini dilakukan pada saat babi berumur 4 minggu.kastrasi yang dilakukan lebih awal lebih baik dari pada babi yang besar sebab babi yang besar mengalami stress yang lebih berat. 1) Tujuan Kastrasi  Untuk mempertahankan kualitas daging babi yang baik  Agar pejantanan tidak dipergunakan lagi untuk bibit  Untuk menghindari babi jantan yang berkualitas jelek untuk mengawini calon-calon babi induk yang bagus  Untuk menjinakan babi jantan yang mempunyai sifat buas/kanibalis 2) Cara kastrasi Ada dua cara kastrasi: a. Cara tertutup. Yakni pengebirian dengan cara mengikat saluran yang menuju testes, sehingga sel-sel jantan mati, karena tidak memperoleh makanan. b. Cara terbuka. Yakni dengan jelas melakukan pembedahan, guna mengeluarkan testes atau ovary, yang kemudian dipotong. 3) Cara kastrasi pada anak babi jantan a. Persiapan. Sebelum melakukan operasi, perlu mempersiapkan alat-alat serta obat-obat yang diperlukan seperti pisau, banang, suntikan antibiotic misalnya penicillin dan lain-lain b. Pelaksanaan. Cara pelaksanaan pengebirian:  Scortum ditekan dengan ibu jari ke kiri atas dan telunjuk ke bawah  Kantong testes berwarna putih dipotong untuk mengeluarkan testes  Testes yang sudah keluar dipotong pada bagian/ saluran penggantungnya  Bekas luka harus diobati dengan yodium atauobat sejenis untuk mencegah infeksi atau tetanus. h) Penyapihan Sesudah 6 minggu beranak, babi induk yang bersangkutan produksi air susunya berkurang, tetapi penurunan air susu dalam jmulah besar baru dimulai pada minggu ke-8. Seeokor induk babi yang normal masa laktasinya berlangsung sampai 8 minggu. Maka penyapihan dilakukan saat anak babi sudah mencapai umur 8 minggu. Apabila pemeliharaannya baik, maka berat anak babi sudah mencapai 14 kg. i) Penimbangan anak babi umur 3 minggu Penimbangan anak babi sangat penting, sebab dengan cara ini pertumbuhan awal bisa diktehui. Ada beberapa factor yang mempengaruhi berat badan anak babi:  Produksi air susu induk  Jumlah anak yang dilahirkan  Pemeliharaan terhadap induk yang sedang menyusui (kualitas makanan)  keturunan j) Pemotongan gigi Anak babi yang baru lahir giginya sudah tumbuh sempurna, lagi tajam. Namun demikian gigi tersebut belum berfungsi, bahkan merugikan induk yang sedang menyusui. Atau sesame anak babi karena saling meggigit. Akibat gigitan tersebut, induk merasa kurang enak karena kesakitan.. untuk menghindari hal tersebut, ada baiknya kalau semu anak babi yang baru lahir giginya dipotong. Peotongan dilakukan dengan menggunakan alat khusus sepeti tang. k) Menambah zat besi pada anak babi Anak babi sampai umur 10n hari merupakan hari-hari yang kritis, terutama terhadap penyakit kekuarangan zat besi.(anemia). Ada berbagai penyeban anatara lain:  Anak babi kedingian dan keadaan kandang lembab  Kekuarangan mineral, zat besi, tembaga dam cobalt Cara penambahan zat besi yang bisa dilakukan antara lain:  Diberikan capsul zat besi atau pasta yang diberikan lewat mulut pada saat babi itu berumur 3 hari. 7 hari dan 10 hari  Diinjeksi dengan sulpha ferros (prepat anti anemia)  Diberikan mineral tablet yang berisikan zat besi,cobalt, pada waktu anak babi berumur 24jam dan diulangi pada hari ke -7 dan ke-10 l) Pengobatan cacing Pada umumnya babi muda infeksi cacing bulat. Untuk menghindari infeksi tersebut, semua babi sapihan harus diobati cacing sebelum mereka dipindahkan ke kandang lain. m) Kematian anak babi dan mengurangi jumlah kematian Jumlah kematian anak babi sebelum disaphi mencapai 30-50%. Sedangkan kematian sesudah disaphi 5-10% . hal ini terjadi pada pertenakan babi yang pemeliharaannya kurang cermat. Factor-faktor yang menyebabkan kamatian anak babi anatara lain:  Perhatian pemeliharaan terhadap babi yang melahirkan kurang  Perlengkapan kandang kurang  Air susu kurang, tak keluar sama sekali  Induk mempunyai factor dalam yang kurang baik (lemah)  Sifat buas induk, kanibalis Sedangkan cara-cara untuk mengurangi jumlah kematian:  Pada saat induk tidur harus dipisahkan dengan pintung penghalang atau anak-anaknya di taruh di dalam kotak  Udara ruang harus hangat dan dilantai dialasi dengan serbuk gergaji jerami kering dan lain-lain  Memperhatikan sifat induk yang kanibalis  Memberi makan yang gizinya cukup  Menjaga kebersihan kandang 3. Pemeliharaan Dara Babi-babi calon bibit yang sudah dipilih perlu pemeliharaan baik-baik. Pemeliahraan tersebut meliputi: a. Latihan Agar kaki dan kukunya semakin kuat, sehingga pada waktu dikawinkan tidak mengalami gangguan, makam babi perlu dilatih diluar kandang. Latihan tersebut dilakukan ketika berat babi sudah mencapai 90 kg. b. Pemberian makan Babi dara disediakan tempat makan sendiri guna menghindari kelakukan babi lain yang serakah.setiap ekor induk dara membutuhkan 3 kg c. Mengawinkan babi dara  Babi mulai baliq pada umur 5-6 bulan. Pada saat itu babi yang mengalami birahi sudah mau menerima penjantan  Perkawinan pertama boleh dilakukan saat babi berumur 8 bulan atau berat mencapai110-120 kg  Untuk mencapai pembuahan yang tinggi babi yang sedang birahi dikawinkan 2 kali selama massa birahi.  Babi yang telah dikawinkan dipisahkan dari babi lain dan ditempatkan di tempat terpisah selama 2 hari. Diberikan makanan yang sehat dan dtempatkan di tempat yangtenang. d. Cara menguasai dan menangkapan babi Ada beberapa cara untuk melakukan pengangkapan babi. Hal ini sangat berbeda tergantung pada besar atau kecilnya babi yang bersangkutan. a. Cara penangkapan anak babi Cara yang bisa dilakukan untuk menangkap anak babi adalah cukup dengan cara memegang salah satu kaki belkang yang diangkat ke atas dan babi menghadap kelantai. b. Babi mudah Cara yng bisa dilakukan untuk menangkap babi yang lebih besar, yang beratnya kira-kira 50 Kg ialah dengan cara memegang babi yang bersangkutan pada bahu belakang dengan kedua tangan c. Babi besar. Untuk menangkap babi besar, misalnya untuk diinjeksi. Pergunakan seutas tali dari plastic atau bamboo yang diikat pada rahang atas. Dengan cara ini babi dengan mudah dikuasai. e. Menguasai babi untuk dipindahkan ke tempat lain Babi-babi dewasa bisa dipindahkan dari satu tempat ke tempat yang lain. Pemindahan ini dilakukan asal digunakan suatu teknik yang bnar. f. Penimbangan babi mudah Penimbangan babi mudah secara rutin merupakan salah satu program penting dalan manajemen usaha ternak babi.sebab dengan hasil penimbangan yang dilakukan secara rutin, baik penambahan berat ataupun konversi terhadap makanan dengan mudah bisa diketahui. 4. Pemeliharaan penjantan Babi jantan pada umumnya umur 5-6 bulan telah mask sexual, akan tetapi tidaklah bijaksana apabila pada umur tersebut terus digunakan sebagai pemacek. Untuk itu perlu perhatikan beberapa hal berikut:  Pejantan baru bisa dipaki sebagai pemacek apabila terberumur kurang lebih 8 bulan dan mencapai berat 100kg. pemakian pejantan harus batasi sampai umur 12-15 bulan  Babi pejantan yang suda mask, dapat mencukupi sampai 40 ekor bentina/tahun  Panjatan harus dikandangkan ditempat yang kuat dan luas agar dapat mengadakan latihan  Pejantan dikandangkan di tempat yang kuat dan luas agar mereka(babi jantan) bisa mengadakan latihan  Pejantan perlu diberi makan yang baik cukup agar tetap sehatdan kuat  Untuk menghindarkan agar pejantan tidak gemuk dan subur, maka harus diberikan kesempatan untuk berlatih. Sumber bacaan: Seri Budi Daya Babi: Pedoman Beternak Babi Penerbit Kanisius, Yogyakarta

MENGENALI DASAR KEPMIMPINAN

Dalam bahasa Inggris dikenal dengan leader asal kata dari to lead. Apa bila kita memahami lebih mendalam tentang kata pemimpin, akan menukan beberapa kalimat atau makna yang memiliki hubungan erat: seperti bergerak lebih awal, berjalan di depan, mengambil langkah pertama,berbuat, paling dulu, memelopori, mengarahkan pikiran-pendapat-tindakan orang lain, membimbing, menuntun, menggerakan orang lain melalui pengaruhnya. Kadang-kadang pemipin juga disebut dengan beberapa istilah: penghulu, pemuka, pelopor, pengarah, pembimbing, penuntun , penggerak, dan pelaksana tugas kepemimpinanya. Mengacu ke kata pemimpin, berikut ini terdapat dua tokoh yang menyimpulkan pengertian pemimpin: 1. Menurut Prof. Dr. H. Arifin Abdurrahman Pemimpin adalah orang yang menggerakkan orang lain yang ada disekelilingnya untuk mengikuti langkah untuk mencapai tujuan. 2. Sementara itu, menurut Dr. Prayudi Atnosudirjo pemimpin adalah orang-orang yang mempengaruhi orang lain agar orang-orang itu mau menjalankan apa yang dikehendakinya. Bila seseorang telah menjadi pemimpin, ia mendapatkan kehormatan dan menghormati serta menduduki posisi tertinggi di dalam lingkunganya dan memperoleh segala fasilitas yang ada. Namun dapat kita sadari bahwa kepemimpinan itu bukan melekat pada kedudukan atau posisi yang dia tempati. Inti dari pada kepemimpinan adalah bagaimana dia bisa menjalankan tugas dan fungsinya. Seorang pemimpin harus mengutamakan atau menaruh perhatian pada tujuan dan cita-cita yang mau dicapai. Tujuan yang ingin dicacapi harus menguntungkan banyak orang bukan keuntungan sepihak. Tugas pemimpin adalah dia terpanggil untuk menyelsaikan permasalahan demi mencapai tujuan bersama. Sering disebut juga bahwa tugas kepmimpinana adalah pengabdian. Bukti ketulusan hati seorang pemimpin diwujudkan dalam bentuk kesediaan untuk rela bekerja dan berjuang bersama mereka yang dipimpinya. Ia (pemipin) mampu membimbing dan mengarahkan bawahanya untuk mencapai tujuan bersama. unsur yang perlu dipahami berkaitan dengan kepemimpinan adalah: 1. Tujuan dan cita-cita 2. Organisasi kerja 3. Keperibadian dan keahlian Jadi sesorang yang dikatakan pemimpin adalah petugas yang bersedia bekerja demi tujuan dan cita-cita bersama dengan berusaha mencapai tujuan dan cita-cita bersama mereka yang dipimpinanya melaui suatu organisasi kerja yang teratur. Jenis-jenis pemimpin Memandang kepemimpinan harus dilihat dari berbagai sudut pandang misalnya cara pengangkatanya, keresmian kedudukannya, kemampuannya, gaya pelakasanaan tugas kempimpinannya. Dari bererapa sudut pandang tersebut dapat kita dapat mengenali beberapa sifat pemimpin: 1. Pemimpin keturunan. Bahwa orang yang dilahirkan menjadi pemimpin ini telah mempunyai bakat yang terdapat pada pribadinya, mentalnya, baik fisiknya. Dalam keadaan ini ia telah ditakdirkan menjadi pemimpin dan kelak keturunannya akan timbul pula sebagai pemimpin”. Menduduki tempat kepemimpinan ini dilakukan dengan berbagai cara karena faktor keturunan dan ada yang ditunjuk oleh pengusaha yang lebih tinggi. Ada yang begitu saja tumbuh menjadi pemimpin, dan ada yang karena dipaksa oleh keadaan yang mendesak seperti para tokoh kemerdekaan di berbagai Negara waktu terjadi perebutan kekuasaan. 2. Pemimpin resmi_-tidak resmi. Kategori pemimpin jenis resmi adalah pemimpin yang menduduki kursi kepemimpinan yang termasuk ke dalam lembaga yang tetap dalam masyrakat. Misalnya bupati atau gubernur. Sementara kategori tidak resmi adalah tidak menempati suatu tempat tertentu dalam kerangka struktur kemasyarakatan. 3. Pimpinan ideologis. Tipe pemimpin ini dianugrahi pikiran yang hidup.otaknya penuh dengan gaggasan yang baik. Kaya dengan visi misi yang tinggi dan mampu merumuskan gagsan dan visi secara tepat. 4. Pemimpin otokratis Tipe pemimpin ini kekuasaan terletak pada satu tangan secara mutlak. Kepemimpinan yang berdasarkan kekuatan mutlak, sehingga keputusan ada ditangan pemimpin yang menganggap dirinya lebih mengetahui dalam segala hal. 5. PemimpinanKarismatik. Mampu mengarahkan orang lain dengan kekutan pribadinya. 6. Pimpinan demokratis. Kepemimpinan dinama pemimpin di dalam melakukan tugasnya melibatkan secara kolektif anggotanya, sehingga keputusan merupakan keputusan bersama. Gaya ini mampu menciptakan suasana demokrasi. Fungsi kepemimpinan: 1. Fungsi Analis. Seorang pemimpin harus mampu mengolah kebutuhan masalah, tujuan dan keadaan yang dipimpinya. 2. Fungsi Pengarah. Seorang pemimpin dapat membagi tugas,tanggungjawab dan membimbing serta mengarahkan 3. Fungsi Pembentukan susunan. Sorang pemimpin dapat menyusun ketertiban, keamanan dan ketertiban 4. Fungsi Pemeliharaan. Seorang pemimpin dapt memelihara suasana, semangat kerja, peningkatan serta pengembangan usaha. Kegiatan pemimpin secara umum adalah membuat rencana kerja, melaksanakan program kerja, menilai hasil kerja, membinak kekompakan, menekankandisiplin kerja, dekat dengan mereka yang dipimpin, awas dan waspada terhadap segala situasi. Seorang pemimpin harus memiliki kecapakan dalam hal : kecakapan dalam mempengaruhi orang laian, permintaan yang disertai ancaman, identifikasi diri dengan orang lain secara tepat, memiliki keyakinan dalam diri serta mampu meyakinkan orang lain untuk mencapai tujuan bersama, memiliki keahlian dalam berpidato( kemampuan komuniksi). Selaian itu seorang pemimpin mamu mempersiapkan rapat, memimpin rapat kerja, mengambil keputusan dengan tepat, merumuskan masalah dengan tepat, mampu menganalisis dan membedakan masalah,memberikan solusi dalam memcahkan masalah. Sikap dasar yang perlu dibina bagi seorang pemimpin: cinta kepada sesame, bercita-cita tinggi, berbuat secara principal, setia kepada kebenaran dan seorang pemimpin harus rendah hati. Jadi pemimpin yang memiliki sikap dasar itu akan bertahan dalam usaha menggerakan orang-orang yang dipimpinnya menuju ke tujuan dan cita-cita bersama. Sumber: ahmadnaufa.wordpress.com/.../dasar-dasar-kepemimpinan/ A.M . Mangunhardjana ,SJ

sop

STANDARD OPERATION PROCEDURE (SOP)

KONSULTAN MANAJEMEN P2DTK

NANGGROE ACEH DARUSSALAM DAN NIAS-SUMATERA UTARA

I.        Pendahuluan

Program Percepatan Pembangunan Daerah Tertinggal dan Khusus (P2DTK) atau Support for Poor and Disadvantage (SPADA) dilaksanakan untuk memfasilitasi Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam untuk mempercepat rehabilitasi dan rekonstruksi serta memperkuat kapasitas pemerintah daerah serta masyarakat. Program ini merupakan program skala nasional yang dilaksanakan oleh Kementrian Negara Pembangunan Daerah Tertinggal (KPDT) di 10 (sepuluh) provinsi di Indonesia dengan pembiayaan hutang luar negeri yang berasal dari Bank Dunia (The World Bank). Khusus Provinsi NAD, dana program P2DTK bersumber dari hibah Muli Donor Fund (MDF) melalui kesepakatan hibah (grant agreement) antara Pemerintah Indonesia dan International Development Association (IDA) selaku partner agency di bawah payung Multi Donor Fund yang ditandatangani pada tanggal 25 Januari 2007, dengan No. Hibah TF 057955.

Jasa Konsultan Manajemen Program SPADA di NAD telah dilaksanakan sejak bulan September 2006 dengan memobilisasi Konsultan Manajemen Propinsi dan Konsultan Manajemen Kabupaten ke seluruh kabupaten di Provinsi NAD pada tanggal 12 September 2006 melalui P.T. Amythas (pemenang tender Pengadaan Konsultan Manajemen untuk Provinsi NAD yang sudah berakhir pada tanggal 12 Juli 2007). Pengelolaan Konsultan dilanjutkan oleh PIU Satker BRR selama 4 bulan sejak 12 Juli 2007 dan berakhir sampai dengan ,

 dengan dana yang bersumber dari pinjaman Bank Dunia (Loan) dengan batas waktu sampai dengan hibah MDF efektif 22 Mei 2007.

Segera setelah hibah MDF efektif, PIU KPDT wajib melakukan pengadaan kembali terhadap perusahaan penyedia tenaga kerja yang saat ini PIU KPDT sedang melakukan proses pengadaan konsultan untuk NAD-Nias. Mengacu pada sistem pengadaan yang ditetapkan Bank Dunia, tahapan proses pengadaan kembali perusahaan penyedia tenaga konsultan P2DTK oleh PIU KPDT paska berakhirnya kontrak KPDT dengan P.T. Amythas akan memakan waktu selama 4 (empat) bulan. Dalam rentang waktu tersebut, demi tetap berlangsungnya program P2DTK NAD, KPDT meminta kepada BRR untuk melakukan pengadaan tenaga konsultan dengan sistem kontrak individual. Oleh karena itu selaku penanggung jawab pelaksanaan operasional kontrak individual, maka penting bagi Satker-BRR Dukungan Bantuan Pemerintah Daerah-SPADA BRR Dukungan Pemerintah – SPADA untuk menyusun dan menetapkan Standard Operating Procedure - SOP agar Program P2DTK NAD dapat terlaksana secara optimal. Prosedur Standar Operasional ini diterapkan kepada Konsultan Manajemen P2DTK Provinsi dan Kabupaten termasuk staf pendukung operasional yang bekerja untuk mendukung kelancaran tugas KM Provinsi dan KM Kabupaten.

II.      Gambaran Umum Kegiatan

Untuk mendukung tujuan utama yaitu memperkuat pemerintahan, untuk mendukung dan memperbaiki pelayanan dan partisipasi di Provinsi dan Kabupaten, SPADA Aceh-Nias mempunyai lima program kunci :

(1)       Memperkuat pemerintahan local dengan pengembangan partisipatif;

(2)       Pemberdayaan masyarakat dan organisasi kemasyarakatan untuk dapat berperan serta dalam proses rencana pengembangan dalam bidang kesehatan, pendidikan, dan social ekonomi serta kegiatan infrastuktur;

(3)       Menjembatani proses perencanaan dari bawah ke atas pada instintusi pemerintahan local agar memberikan kemudahan masyarakat untuk mendapatkan akses pada tingkat kabupaaten dalam hal kesehatan, pendidikan, atau pekerjaan infrastruktur ekonomi dimana hal tersebut terlalu besar dan kompleks untuk tingkat kecamatan;

(4)       Mengembangkan akses masyarakat untuk medapatkan mediasi yang efektif dan pelayanan hokum; dan

(5)       Meningkatkan investasi dan penciptaan lapangan pekerjaan melalui perbaikan peraturan dan iklim investasi dalam bisnis.

Untuk mencapai tujuan ini, SPADA menyediakan :  (a) Bantuan Kabupaten melalui proses perencanaan partisipatif dengan masyarakat dan pemerintah; (b) Bantuan Perencanaan Kabupaten dengan menyediakan dana untuk administrasi Bantuan Kabupaten melalui pemerintah; dan (c) Pendampingan teknis seperti terlampir di atas.  Catatan ketika Bantuan Pendanaan dan Bantuan Perencanaan diadministrasikan di luar kegiatan kontrak, pendampingan teknis oleh KM-Prov akan secara langsung berdampak pada proses perencanaan partisipatif yang berdampakpada disetujui atau tidaknya Bantuan Pendanaan tersebut.

SPADA Aceh-Nias akan terimplementasi setelah 2010.

Untuk catatan awal, Kementrian Pembangunan Daerah Tertinggal (KPDT) merupakan agen implementasi SPADA dan KM-Prov dan KM-Kab untuk SPADA Aceh-Nias berada di bawah koordinasi Unit Implementasi Proyek (PIU) KPDT. Kedudukan Institusi pada kegiatan SPADA seperti dipelihatkan pada Tabel. 1

Tabel 1: Kedududkan Institusi dalam Kegiatan SPADA Aceh-Nias

                 

                       PEMERINTAH                                             KONSULTAN                                                

 

 

           

Tujuan pembentukan Konsultan Manajemen Provinsi dan Kabupaten adalah :

1.       Untuk menggabungkan dan menyediakan dukungan operasional dan administratif, program manajemen dan tenaga ahli (konsultan) dan mendukung staff yang ada pada tingkat provinsi dan kabupaten ;

2.       Melalui Konsultan, menjamin efektifitas, efisiensi dan waktu implementasi SPADA dalam hal proses perencanaan partisipatif yang hasilnya dalam proposal Bantuan Pendanaan yang diajukan dan disetujui dalam Musyawarah Kabupaten ;

3.       Melalui Konsultan, mendukung pemerintah dan pihak terkait (seperti, KPDT, BRR, Bappenas, PCT, DCT) pada tingkat Provinsi dan Kabupaten pada semua aspek teknis dan manajerial SPADA, termasuk program implementasi, program kontrol dan monitoring dan penanganan keluhan/masalah; dan,

4.       Melalui Konsultan, merangsang pemerintah local untuk mengintegrasikan peranserta masyarakat dalam proses perencanaan pengembangan.

III.    Lingkup Tugas Perusahaan Konsultan

KM-Prov dan KM-Kab akan bertanggungjawab dalam menyediakan konsultan yang mewakili untuk menjamin kualitas implementasi teknis di lapangan dari proses peranserta perencanaan SPADA yang mengacu pada panduan di NAD dan Sumatera Utara/Nias dan semua 19 Kabupaten : Aceh Barat, Aceh Barat Daya, Aceh Jaya, Aceh Selatan, Nagan Raya, Bener Meriah, Aceh Besar and Pidie (sedang pengadaaan); dan Nias dan Nias Selatan di Sumatera Utara; Simeulue, Aceh Tenggara, Aceh Tengah, Aceh Timur, Aceh Singkil, Tamiang, Gayo Lues, Bireun and Aceh Utara (pengadaan paket II). 

Dalam pertanggungjawabannya, konsultan akan merekrut, bertanggungjawab terhadap kinerja dan administrasi pembayaran untuk staf PM-Prov dan PM-Kab sesuai dengan kontrak; menerima dan memonitor kinerja; dan menyediakan serta mendukung operasional dan administrative dari tenaga ahli tersebut.  Sebagai tambahan perusahaan akan menjamin semua konsultan kabupaten yang bekerja sesuai peraturan koordinasi dan membuat laporan rutin untuk kegiatan kesehatan, pendidikan dan infrastruktur kepada Konsultan manajemen Provinsi, yang mempunyai wewenang untuk memonitor kegiatan di tinggkat kabupaten untuk menjamin program berjalan sesuai dengan pedoman yang berlaku melalui provinsi. Lingkup pelayanan untuk pengadaan paket perusahaan konsultan termasuk : (1) program administrasi; (2) menyediakan ntenaga ahli pada tingkat provinsi; dan (3) menyediakan tenaga ahli pada tingkat kabupaten.

1.       Penyediaan program layanan administrasi, termasuk :

a.       Pernyiapan dan penandatanganan kontrak konsultan;

b.      Menyiapkan Prosedur Operasi Standar (SOP) untuk konsultan;

c.       Mengevaluasi kinerja konsultan dengan masukan dari Konsultan Manajemen Provinsi, dan mengambil tindakan tegas terhadap konsultan yang tidak bikerja baik sesuai dengan evaluasi kinerja standard dan semua itu telah tertuang dalam SOP diatas;

d.      Memecahkan masalah administrative dan operasional di;

e.      Bekerja degan pemerintah lokal untuk mendukung keselamatan dan keamanan konsultan;

f.        Menyediakan logistic dan pendukung administrative untuk konsultan, termasuk : perlengkapan (seperti; komputer, printer, telepon/fax dll) dan peralatan perawatan, perencanaan perjalanan proyek;

g.       Membayar renumerasi dan tunjangan (seperti; perumahan, asuransi dan komunikasi). Untuk keterang lebih jauh mengenai renumersi dan tunjangan, lihat pada Seksi V, Kepegawaian dan Lokasi

h.      Menyiapkan laporan seperti detail pada Seksi IX, Pelaporan

2.       Menyediakan, pada tingkat provinsi, tenaga ahli (konsultan atau PM-Prov) dalam program manajemen, manajemen dan system informasi, penanganan keluhan/masalah, kesehatan, pendidikan dan infrastruktur yang mengisi sesuai dengan kebutuhan keahlian, secara spesifik pada Seksi V, Kepegawaian dan lokasi, yang terlibat bertanggungjawab :

a.       Mengatur implementasi teknis proyek melalui NAD dan Sumatera Utara/Nias, termasuk pekerjaan Konsultan Manajemen Kabupaten yang direkrut melalui Pengadaan Paket II, untuk menjamin sesuai dengan panduan program (PTO), termasuk implementasi siklus proyek tahunan dan mekanisme SPADA;

b.      Menyediakan panduan dan mendukung untuk menyiapkan rencana kerja KM-Kab dan monitoring kemajuan konsultan sesuai rencana (untuk semua kabupaten, termasuk perekrutan sesuai Paket II);

c.       Monitoring, evaluasi dan menindaklanjuti kinerja teknis konsultan di lapangan, termasuk pekerjaan tenaga ahli/KM-Kab yang bekerja sesuai Paket II, dan menyediakan masukan dalam perekrutan (Paket I atau II) bertanggungjawab terhadap staf yang bekrja di bawah performa/kinerja dan tidak sesuai dengan evaluasi kinerja standard dan SOP;

d.      Memecahkan masalah implementasi di provinsi dan mendukung KM-Kab dalam memcahkan masalah di tingkat kabupaten dan bawahya;

e.      Mengembangkan hubungan kerja dan koordinasi dengan pihak terkait dengan program yang sesuai program di provinsi dan tingkat kabupaten;

f.        Memediasi pemerintah provinsi, termasuk legislative dan eksekutif, untuk perbaikan sinergi antara program terkait dan memfasilitasi alokasi pendanaan APBD sesuai dengan program panduan.

g.       Menyediakan pendampingan teknis kepada BRR dan pemerintah provinsi dalam mengatur implementasi proyek dan memecahkan tantangan proyek di provinsi dan kabupaten;

h.      Mengembangkan pemberdayaan masyarakat, termasuk pemerintah local dan pemerintah provinsi, komunitas dan konsultan untuk mendukung fasilitsi dan pengembangan partisipatif;

i.        Mendukung pemerintah provinsi dalam aturan untuk mendukung pemerintah kabupaten dalam implementasi proyek dan memecahkan tantangan proyek;

j.        Transfer pengetahuan dan pelatihan untuk pemberdayaan dan peningkatan pihak pihak terkait SPADA dalam kegiatan sehari-hari;

k.       Monitoring, penanganan dan pelaporan proyek terkait komplain/masalah untuk semua lokasi proyek di Aceh dan Nias;

l.        Memimpin pengawasan proyek dengan Tim Koordinasi Provinsi, BRR dan pihak terkait lainnya dan pelaporan ke KM-Nas, PIU-KPDT, KPDT, PIU-BRR dan PMU-Bappenas.

m.    Melaporkan secara bulanan dan tahunan dalam kemajuan implementasi SPASA kepada KM-Nas dan Tim Koordinasi Pemerintah Provinsi.

3.       Menyediakan, pada tingkat kabupaten, tenaga ahli (konsultan) dalam bidang kesehatan, pendidikan dan infrastruktur yang sesuai dengan kebutuhan kemampuan khusus terdapat pada Seksi V, Kepegawaian dan Lokasi, termasuk pihak yang bertanggungjawab :

a.       Mengatur implementasi proyek di kabupaten;

b.      Menyediakan pendampingan teknis pada pemerintah kabupaten dalam memfasilitasi implementasi proyek dan dalam hal memecahkan tantangan proyek di tingkat kabupaten dan kecamatan;

c.       Monitoring implementasi pendanaan proyek dengan Pendanaan Kabupaten untuk menjamin sesuia dengan pedoman, termasuk transparansi dan skuntabilitas;

d.      Meningkatkan pemberdayaan dan proyek kegiatan sosial sesuai dengan persiapan rencana oleh Konsultan Manajemen Provinsi;

e.      Memfasilitasi rencana mekanisme SPADA, termasuk, contohnya: (i) koordinasi dengan Program Pengembangn Kecamatancoordinating (KDP) untuk menjamin desa dan kecamatan berperanserta dan melibatkan kecamatan dalam Musyawarah Kabupaten SPADA; (ii) organizing and facilitating District Forums, (iii) menjamin alokasi pendanaan di kabupaten; (iv) melayani secara teknis, dan memastikan evaluasi terhadap usulan kegiatan masyarakat oleh Tim Peninjau Teknis Kabupaten; dan (v) menunjang Tim Koordinasi Kabupaten dan Provinsi.

f.        Memastikan badan kemasyarakatan dan peranserta masyarakat dalam proses rencana SPADA melalui koordinasi dan jaringan dengan KDP, program PNPM lainnya, pemerintah, LSM dan pihak terkait;

g.       Membagi pengetahuan dan pelatihan dalam peningkatan pemberdayaan pihak tekait kegiatan SPADA dari hari ke hari;

h.      Memfasilitasi pemerintah lokal sharing pembiayaan untuk implementasi program dan untuk proyek masyarakat disetujui oleh Pendanaan Kabupaten;

i.        Pelaporan bulanan dan tahunan untuk implementasi kemajuan SPADA kepada KM-Prov dan Tim Koordinasi Pemerintah Kabupaten.

IV.    Hierarki Organisasi Keproyekan, P2DTK NAD khususnya.

4.1         Pihak Pemberi Kerja

Pihak Pemberi Kerja adalah Kementrian Negara Pembangunan Daerah Tertinggal yang dalam hal ini diwakili oleh Pejabat Pembuat Komitmen Program Percepatan Pembangunan Daerah Tertinggal dan Khusus, Satuan Kerja Pengembangan Daerah Khusus, Kementrian Negara Pembangunan Daerah Tertinggal.

4.2         Perusahaan

Dalam hal ini PT AMYTHAS Experts & Associates adalah Penanda tangan kontrak, maka secara yuridis formal, Perusahaan mempunyai kewenangan penuh dalam pengelolaan proyek, baik teknis maupun administratif finansial, dengan Penanggungjawab adalah Direktur Utama.

Dengan adanya kewenangan itulah, maka pelaksanaan/pengelolaan proyek harus dilaksanakan secara professional dan bertanggung jawab dan Direktur Utama bertanggung jawab penuh atas performa proyek dan pelaku-pelakunya baik teknis maupun administratif.

4.3         Project Management Support (PMS)

Untuk pelaksanaan kegiatan Proyek sehari-hari, perusahaan membentuk organisasi PMS di luar struktur organisasi Perusahaan, namun tetap di bawah kendali Direktur Utama Perusahaan.

PMS mempunyai kewenangan koordinasi teknis dan administratif tetapi juga menentukan (decided) dan Kontrol pelaksanaan baik keuangan maupun teknis.

a.        Struktur Organisasi PMS P2DTK NAD adalah sebagai berikut:

1.          Board of Management                             

Ir. Erie Heryadi, Direktur Utama PT AMYTHAS

2.          Ketua PMS                                          :       Ir. Saed Asj’ari

3.          Deputi Teknis                                    :       Ir. Muhammad Imam

                                                                                  Ir. Agus Aris

4.          Deputi Adm Keu                              :       Heru, SE

                                                                                  Micko, SE

b.      Deputi Teknis

Menjadi Wakil Pimpinan dengan Tugas pokok:

1.       Rekruitmen personil Tenaga Ahli yang sesuai dengan keahliannya  dan professional.

2.       Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan pembiyaan Proyek secara periodik untuk mencegah adanya penyimpangan yang serius.  Kalau terjadi/terdapat penyimpangan segera selesaikan dengan TL/Pimpinan

3.       Memonitor pelaksanaan teknis dilapangan setiap saat dengan”kalau perlu” mengadakan “checking on the spot”.        

4.       Apabila terjadi permasalahan, dapat menjembatani penyelesaian permasalahan tersebut, baik teknis maupun non teknis dengan client.

c.       Deputi Administrasii Keuangan

1.       Membukukan seluruh pengeluaran PMS bersama dengan Office Manager proyek membuat sebuah laporan keuangan menyeluruh (PMS dan Proyek) dan menyimpan semua supporting documents asli.

2.       Melakukan penyusunan Invoice.

3.       Budget allocation untuk proyek setiap periode hendaknya disesuaikan dengan permintatan proyek yang telah dikoreksi oleh Dep. Tek.

4.       Melakukan verifikasi pertanggunganjawaban keuangan proyek yang dilaporkan oleh Office Manager.

5.       Melakukan pembukuan Account Induk dan Sub-sub account dan pengelolaannya menggunakan system MYOB pada setiap akhir bulan berjalan.

6.       Dep.Adm.keu hendaknya dapat menyediakan Management Report dibidang finansial secara periodik (bulanan) dan disampaikan kepada Pimpinan PMS.

V.      Tugas dan Tangungjawab

 

5.1         Tugas dan Tanggungjawab Tenaga Ahli

A.      Konsultan Manajemen Provinsi

Secara umum Tugas dan Tanggung Jawab Umum KM-Prov

1.       Menyusun langkah strategis untuk pelaksanaan kegiatan P2DTK sesuai dengan permasalahan dan kebutuhan lokal.

2.       Membantu Tim Koordinasi P2DTK Provinsi dalam melaksanakan tugasnya.

3.       Melakukan pemantauan dan supervisi kegiatan sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan P2DTK di daerah.

4.       Sebagai tenaga manajerial yang profesional untuk memberikan dukungan bantuan manajemen dan teknis kepada konsultan manajemen Kabupaten.

5.       Mengelola seluruh data dan informasi baik dari laporan KM-Kabupaten, hasil koordinasi dengan beberapa pihak dan hasil kunjungan ke lapangan.

6.       Memantau dan melakukan evaluasi kinerja serta pembinaan terhadap seluruh konsultan lapangan yang ada di wilayah kerjanya.

7.       Mengembangkan jaringan kerjasama dan komunikasi antar lembaga, termasuk instansi pemerintah, perguruan tinggi, dunia usaha dan lembaga swadaya masyarakat.

8.       Menyampaikan laporan reguler dan insidentil pelaksanaan tugas kepada Tim Koordinasi P2DTK Provinsi NAD dan Tim Koordinasi Pusat.

A.1.1  Koordinator Propinsi NAD  

1.       Mengatur implementasi proyek di NAD termasuk mengkoordinasikan Sumatera Utara-Nias, dan termasuk pekerjaan perekrutan KM-Kab sesuai dengan Pengadaan paket I, untuk menjamin program berjalan sesuai dengan mekanisme dan siklus SPADA

2.       Menyediakan panduan dan mendukung persiapan rencana kerja dan monitoring KM-Kab serta semua kemajuan sesuai dengan rencana (untuk semua kabupaten)

3.       Meninjau dan memperbaiki SOP dan semua peraturan yang ada lainnya sesuai dengan kebutuhan staff lapangan program SPADA

4.       Mempersiapkan semua dokumen teknis untuk program SPADA NAD-Nias

5.       Jika diperlukan, merivisi implementasi atau memodifikasi dokumen teknis evaluasi yang ada sesuai dengan kebutuhan

6.       Monitoring, evaluasi dan menindaklanjuti kinerja teknis konsultan di lapangan, termasuk pekerjaan Tenaga Ahli/KM-Kab serta bertanggungjawab mengambil tindakan kepada staff yang tidak sesuai dengan standar performa evaluasi dan SOP

7.       Mengontrol kualitas KM-Kab untuk menjamin kualitas substansi agar program implementasi dapat dicapai

8.       Menyiapkan asisten teknis untuk memastikan KM-Kab dapat mengimplementasikan dan mengontrol tugas mereka bekerja secala lengkap

9.       Mediasi dengan pemerintah daerah, termasuk legislatif dan eksekutif, dibutuhkan untuk memperbaiki sinergi antara program terkait dan memfasilitasi dana alokasi APBD sesuai dengan program yang ada

10.   Menyediakan asisten teknis untuk BRR dan pemerintah daerah untuk mengatur implementasi proyek dan dalam pemecahan masalah proyek di provinsi dan kabupaten

11.   Mendukung pemerintah provinsi dalam peraturannya yang mendukung pemerintah kabupaten dalam mengimplementasikan dan menyelesaikan proyek

12.   Melaporkan implementasi SPADA secara bulanan dan tahunan kepada KM-Nas dan tim koordinasi pemerintah provinsi

A.1.2  Koordinator Propinsi Sumatera Utara

1.       Mengatur implementasi proyek di Sumatera Utara-Nias, untuk menjamin program berjalan sesuai dengan mekanisme dan siklus SPADA

2.       Menyediakan panduan dan mendukung persiapan rencana kerja dan monitoring KM-Kab serta semua kemajuan sesuai dengan rencana (untuk semua kabupaten)

3.       Meninjau dan memperbaiki SOP dan semua peraturan yang ada lainnya sesuai dengan kebutuhan staff lapangan program SPADA

4.       Mempersiapkan semua dokumen teknis untuk program SPADA NAD-Nias

5.       Jika diperlukan, merivisi implementasi atau memodifikasi dokumen teknis evaluasi yang ada sesuai dengan kebutuhan

6.       Monitoring, evaluasi dan menindaklanjuti kinerja teknis konsultan di lapangan, termasuk pekerjaan Tenaga Ahli/KM-Kab serta bertanggungjawab mengambil tindakan kepada staff yang tidak sesuai dengan standar performa evaluasi dan SOP

7.       Mengontrol kualitas KM-Kab untuk menjamin kualitas substansi agar program implementasi dapat dicapai

8.       Menyiapkan asisten teknis untuk memastikan KM-Kab dapat mengimplementasikan dan mengontrol tugas mereka bekerja secala lengkap

9.       Mediasi dengan pemerintah daerah, termasuk legislatif dan eksekutif, dibutuhkan untuk memperbaiki sinergi antara program terkait dan memfasilitasi dana alokasi APBD sesuai dengan program yang ada

10.   Menyediakan asisten teknis untuk BRR dan pemerintah daerah untuk mengatur implementasi proyek dan dalam pemecahan masalah proyek di provinsi dan kabupaten

11.   Mendukung pemerintah provinsi dalam peraturannya yang mendukung pemerintah kabupaten dalam mengimplementasikan dan menyelesaikan proyek

12.   Melaporkan implementasi SPADA secara bulanan dan tahunan kepada KM-Nas dan tim koordinasi pemerintah provinsi

A. 2    Ahli Pelatihan

1.       Mengkoordinasikan penyusunan konsep dan program pelatihan P2DTK berdasarkan petunjuk teknis pelaksanaan P2DTK

2.       Mengkoordinasikan pengembangan materi/modul pelatihan P2DTK dengan NGO pelatihan

3.       Menyiapkan panduan untuk pelatihan teknis dan on the job training, termasuk panduan untuk memfasilitasi lokakarya, pertemuan bulanan maupun pertemuan insidentil lainnya

4.       Memberikan pelatihan secara periodik kepada pelaku-pelaku P2DTK untuk meningkatkan kinerja pelaksanaan program

5.       Mengembangkan need assessment sebagai bahan masukan dalam pengadaan kurikulum.

6.       Mengkoordinasikan penyusunan rencana lokakarya atau workshop di seluruh Kabupaten

7.       Menyampaikan laporan regular dan insidentil pelaksanaan tugas dan tanggungjawabnya kepada  KM-Nas melalui Koordinator KM-Prov.

A.3     Ahli MIS (Management Information System)

1.       Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan system informasi, data komunikasi dan kegiatan monitoring.

2.       Merancang software/alat untuk program monitoring dan system manajemen data.

3.       Menyiapkan panduan program monitoring dan system manajemen data.

4.       Koordinasi dalam pembaruan/up date data secara teratur dalam SIM SPADA dan menampilkan data terbaru berdasarkan format standar laporan yang ada.

5.       Mengidentifikasi dan mendukung pelatihan dan kebutuhan dalam system informasi manajemen dan monitoring.

6.       Mengkoordinasi dalam hal perawatan system computer baik perangkat keras (hardware) maupun perangkat lunak (software).

7.       Mengumpulkan dan menampilkan data pendukung seperti PODES, SUSENAS dan data lain yang terkait dengan kebutuhan kegiatan SPADA.

8.       Koordinasi proses kegiatan secara rutin dan laporan penting.

A.4     Ahli Complain Handling

1.       Menyiapkan dan merumuskan secara manual cara penanganan komplain (PPM) dan kemungkinan merevisi

2.       Monitor dan supervise KM-Kab untuk memastikan dapat secara efektif menangani komplain

3.       Menangani masalah implementasi di provinsi dan mendukung KM-Kab dalam memecahkan masalah pada tingkat kabupaten dan di bawahnya

4.       Monitoring, menangani dan melaporkan proyek yang sesuai dengan komplain untuk semua lokasi proyek di Aceh dan Nias

5.       Melaporkan kemajuan dalam menangani komplain setiap tiga bulan sekali.

A.5     Ahli Kesehatan Masyarakat

1.       Menyiapkan dan mendistribusikan SOP yang berkaitan dengan kegiatan kesehatan

2.       Supervisi dan mengatur kefokusan KM-Kab dalam mendukung kegiatan kesehatan

3.       Mengembangkan dan mendukung secara teknis semua KM-Kab Tenaga Ahli Kesehatan untuk menjamin terkontrolnya kegiatan kesehatan dalam lingkup area kerja mereka.

4.       Mengontrol pencapaian indikator perfoma dalam aspek kesehatan baik di tingkat KM-Prov dan KM-Kab

5.       Membantu koordinasi dan sinergi dalam tugas implementasi semua Ahli Kesehatan KM-Kab di wilayah kerja mereka dengan mengatur pertemuan dan rapat grup ahli pada rapat monitoring bulanan.

6.       Memecahkan masalah implementasi kesehatan di provinsi dan mendukung KM-Kab dalam memecahkan masalah pada tingkat kabupaten dan bawahnya

7.       Mediasi dengan pemerintah provinsi, termasuk legislatif dan eksekutif, jika dibutuhkan memperbaiki sinergi antara program yang terkait dengan kesehatan dan memfalititasi alokasi anggaran APBD sesuai dengan panduan yang ada

8.       Menyiapkan asistenssi teknis kepada BRR dan pemerintah provinsi dalam mengatur implementasi program kesehatan dan menangani tantangan proyek di tingkat provinsi dan kabupaten

9.       Mengembangkan aktivitas pemberdayaan dan pengembangan kesehatan, termasuk pemerintah provinsi dan kabupatan, komunitas dan konsultan untuk mendukung fasilitasi dan pengembangan partisipasi.

10.   Membagi pengetahuan dan pelatihan untuk pengembangan aktifitas SPADA dari hari ke hari.

A.6     Ahli Pendidikan

1.             Menyiapkan dan mendistribusikan SOP yang sesuai dengan kegiatan pendidikan

2.             Pengawasan dan mengontrol KM-Kab dalam mendukung kegiatan pendidikan

3.             Mengembangkan dan mendukung secara teknis semua KM-Kab Tenaga Ahli Pendidikan untuk menjamin terkontrolnya kegiatan pendidikan dalam lingkup area kerja mereka

4.             Mengontrol pencapaian indikator perfoma dalam aspek pendidikan baik di tingkat KM-Prov dan KM-Kab

5.             Membantu koordinasi dan sinergi dalam tugas implementasi semua Ahli Pendidikan KM-Kab di wilayah kerja mereka dengan mengatur pertemuan dan rapat grup ahli pada rapat monitoring bulanan.

6.             Memecahkan masalah implementasi pendidikan di provinsi dan mendukung KM-Kab dalam memecahkan masalah pada tingkat kabupaten dan bawahnya

7.             Mediasi dengan pemerintah provinsi, termasuk legislatif dan eksekutif, jika dibutuhkan memperbaiki sinergi antara program yang terkait dengan pendidikan dan memfalititasi alokasi anggaran APBD sesuai dengan panduan yang ada

8.             Menyiapkan asistenssi teknis kepada BRR dan pemerintah provinsi dalam mengatur implementasi program pendidikan dan menangani tantangan proyek di tingkat provinsi dan kabupaten

9.             Mengembangkan aktivitas pemberdayaan dan pengembangan pendidikan, termasuk pemerintah provinsi dan kabupatan, komunitas dan konsultan untuk mendukung fasilitasi dan pengembangan partisipasi.

10.         Membagi pengetahuan dan pelatihan untuk pengembangan aktifitas SPADA dari hari ke hari.

B.      Konsultan Manajemen Kabupaten

Secara umum tugas dan tanggung Jawab Umum KM Kabupaten

1.       Memberikan bantuan kepada TK P2DTK Kabupaten serta memberikan dukungan teknis kepada Tim Kajian Teknis dan pelaku lainnya dalam pelaksanaan kegiatan P2DTK termasuk memberikan rekomendasi dan membantu penanganan permasalahan yang muncul.

2.       Mensosialisasikan P2DTK kepada masyarakat dan aparat baik ditingkat kecamatan maupun Kabupaten

3.       Melakukan koordinasi dan membina jaringan kerja dengan aparat/instansi terkait, tokoh masyarakat, LSM Perguruan Tinggi dan lain-lain dalam rangka mendukung penyebarluasan informasi, keterbukaan dan pengawasan pelaksanaan kegiatan P2DTK.

4.       Melakukan koordinasi dengan Dinas/Instansi Teknis Kabupaten/Kota (Beppeda, Dinas Pekerjaan Umum, Dinas Pertanian, Dinas Perdagangan, Dinas Kesehatan, Dinas Pendidikan Nasional, Dinas Perindustrian dll) untuk mengidentifikasi program-program lain diluar P2DTK supaya tidak terjadi tumpang tindih.

5.       Memeriksa kualitas dan kelengkapan usulan kegiatan sebelum dikompetisikan dalam Muskab.

6.       Melakukan kunjungan lapangan untuk pengawasan dan monitoring minimum 65% dari total hari kerja.

7.       Melakukan supervisi dan memantau untuk memastikan penerapan prinsip-prinsip P2DTK mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan pelestarian.

8.       Memantau proses pencairan dan penggunaan dana P2DTK.

9.       Melakukan koordinasi dengan pelaku P2DTK lainnya secara vertikal dan horisontal.

10.   Membuat laporan bulanan yang sedikit-dikitnya berisikan kemajuan pelaksanaan kegiatan, masalah dan kendala, rencana dan realisasi kegiatan kepada KM-Prop dan Tim Koordinasi P2DTK Kabupaten

11.   Membuat laporan akhir penyelesaian kegiatan.

B.1      Tenaga Ahli Infrastruktur

1.       Memberikan dukungan teknis kepada pelaksana kegiatan sarana dan prasarana infrastruktur termasuk memberikan rekomendasi dan membantu penanganan permasalahan yang muncul.

2.       Memfasilitasi pembentukan Tim Kajian Teknis Infrastruktur Kabupaten/Kota

3.       Mengadakan pertemuan koordinasi rutin bulanan dengan pelaksana kegiatan, menerima dan memeriksa laporan bulanan yang berisikan rencana dan realisasi kegiatan.

4.       Memantau pelaksanaan kegiatan survei dan pengukuran usulan kegiatan prasarana (termasuk usulan kegiatan sarana pengembangan sektor swasta, kesehatan dan pendidikan, seperti: pasar desa, jalan desa, gedung sekolah, bangunan tempat pelayanan kesehatan)

5.       Menyusun daftar harga satuan setempat dengan menghimpun data harga satuan berdasarkan survey pada beberapa leveransir/suplier dan daftar harga satuan yang dikeluarkan  Dinas Pekerjaan Umum Daerah/Instansi teknis lainnya, sebagai bahan rujukan masyarakat dalam merencanakan pembiayaan kegiatan SPADA.

6.       Memeriksa desain teknis, gambar konstruksi, jadwal pelaksanaan dan RAB usulan prasarana sesuai standar persyaratan umum teknis dengan memperhatikan dampak lingkungan.

7.       Memantau pelaksanaan pemeriksaan dan pengukuran akhir prasarana yang dibangun sebelum disertifikasi baik di tingkat Kecamatan maupun kabupaten/Kota.

8.       Memberikan pelatihan untuk operasional dan pemeliharaan prasarana yang dibangun dan pengembangan/pelestarian hasil kegiatan.

9.       Membuat laporan secara berkala dan insidentil kepada Koordinator KM-Prov melalui Koordinator KM-Kab

B.2      Tenaga Ahli Kesehatan Masyarakat

1.       Memfasilitasi rumusan Badan Penyantun Puskesmas (BPP) pada kecamatan (untuk kabupaten yang belum terbentuk BPP) dan memfasilitasi rumusan Tim Ahli Kesehatan di Kabupaten/Kota

2.       Menyiapkan asistensi teknis kepada institusi (LSM/Universitas) dalam hal kegiatan identifikasi permasalahan dan kebutuhan kesehatan

3.       Bersama dengan Tim Studi Teknis Kabupaten, menganalisa dan merumuskan hasil dari identifikasi permasalahan dan mengatur prioritas kebutuhan dalam bidang kesehatan

4.       Verifikasi usukan kegiatan kesehatan sebelum diskusi dalam Musyawarah kabupaten

5.       Memberikan bantuan teknis dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lapangan serta mengevaluasi kepuasan penerima manfaat kegiatan kesehatan SPADA di setiap jenjang dan pelayanan kesehatan pada umumnya.

6.       Melakukan koordinasi dan membangun jaringan kerja dengan Puskesmas Kabupaten/Kota, Dewan Kesehatan, pelaku kesehatan kecamatan dan desa dalam rangka mendukung penyebarkuasan informasi, keterbukaan dan pengawasan pelaksanaan kegiatan

7.       Membuat laporan secara berkala dan insidentil kepada Koordinator KM-Prov melalui Koordinator KM-Kab.

B.3      Tenaga Ahli Pendidikan

1.       Memfasilitasi pembentukan Pokja Pendidikan di  Kecamatan (bagi Kabupaten yang belum membentuk Pokja Pendidikan) dan memfasilitasi pembentukan Tim Kajian Teknis Pendidikan Kabupaten/Kota

2.       Bersama-sama dengan Tim Kajian Teknis Kabupaten dalam melakukan analisis dan perumusan hasil identifikasi masalah serta menyusun prioritas-prioritas kebutuhan bidang pendidikan

3.       Melakukan verifikasi usulan kegiatan pendidikan sebelum didiskusikan di Musyawarah Kabupaten

4.       Memberikan bantuan teknis dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan di lapangan serta mengevaluasi kepuasan penerima manfaat kegiatan pendidikan SPADA di setiap jenjang dan pelayanan pendidikan pada umumnya.

5.       Melakukan koordinasi dan membina jaringan kerja dengan Dinas Pendidikan Kab/Kota, Dewan Pendidikan, pelaku pelayanan pendidikan kecamatan dan desa dalam rangka mendukung penyebarluasan Informasi, keterbukaan dan pengawasan pelaksanaan kegiatan

6.       Membuat laporan secara berkala dan insidentil kepada Koordinator KM-Prov melalui Koordinator KM-Kab

C.            Tenaga Pendukung Provinsi

Tugas dan tanggungjawab supporting staff di provinsi adalah;

1.                   Memfasilitasi Konsultan Manajemen Provinsi dalam melaksanakan tugasnya,

2.                   Mengkoordinasikan pelaksanaan fasilitasi konsultan manajemen kabupaten dalam melaksanakan tugasnya

3.                   Membantu Konsultan Manajemen Provinsi dalam membuat laporan

C.1. Office Manager

1.                   Bertanggungjawab secara penuh terhadap kantor keseluruhan, baik operasional kendaraan maupun operasional kantor

2.                   Mengatur dan mengelola rencana dan penggunaan dana operasional kantor

3.                   Membuat laporan pertanggungjawaban dana operasional yang disampaikan kepada PMS di jakarta setiap 1 bulan

4.                   Mengorganisir, melakukan supervise dan bertanggungjawab terhadap kinerja semua staff pendukung

5.                   menentukan jadwal kerja semua staff pendukung

6.                   Membuat daftar absent dan meneliti kebenaran, baik staff ahli maupun supporting staff.

7.                   Membantu dalam memberikan dukungan terhadap dokumen-dokumen invoice yang dibutuhkan

C.2 Billingual Secretary

1.                   Mengelola semua surat masuk dan surat keluar

2.                   Mengelola dan mengadministrasikan semua laporan baik intern maupun laporan dari lapangan/eksternal

3.                   Bertanggungjawab terhadap semua barang inventaris kantor

4.                   Melakukan penggandaan dokumen di luar kantor sesuai kebutuhan

5.                   Mengarsipkan seluruh laporan-laporan

6.                   Membantu tugas Team Leader dalam penjadwalan, bahan dan notulen rapat

7.                   Membantu tugas Team Leader dalam translate pelaporan yang membutuhkan dua bahasa

C.2. Operator Komputer

1.                   Membantu dalam hal pengetikan-pengetikan yang terkait dengan pekerjaan

2.                   Bertanggungjawab dalam pemeliharaan software dan hardware secara rutin

3.                   Memberi bantuan kepada KM yang berkaitan dengan software/hardware dan entry data sesuai kebutuhan.

4.                   Memantau mailing list dan mendistribusikan setiap surat via email kepada pihak dimaksud

5.                   Membantu pada proses pelaporan keuangan dan administrasi

C.3. Book Keeper

1.                   Melakukan pencatatan keluar masuknya dana operasional dan dana-dana untuk kegiatan Kantor Provinsi

2.                   Membukukan seluruh pengeluaran dan pemasukan dana untuk kegiatan Provinsi

3.                   Membukukan seluruh bukti-bukti pengeluaran atau penggunaan dana

4.                   bertanggungjawab pada data dan pembukuan kantor

5.                   Menyusun laporan keuangan dan dibukukan dalam pembukuan (Buku besar/harian)

6.                   Mengelola semua surat masuk dan surat keluar

7.                   Mengelola dan mengadministrasikan semua laporan baik intern maupun laporan dari lapangan/eksternal

8.                   Bertanggungjawab terhadap semua barang inventaris kantor

9.                   Melakukan penggandaan dokumen di luar kantor sesuai kebutuhan

10.               Mengarsipkan seluruh laporan-laporan

11.               Membantu tugas Team Leader dalam penjadwalan, bahan dan notulen rapat

12.               Bertanggungjawab kepada Office Manager

C.4. Office Boy

1.                   Bertanggungjawab terhadap kebersihan dan kerapihan seluruh ruangan kantor

2.                   Menyiapkan minum pada pagi hari bagi staff

3.                   Menyediakan minum bagi seluruh tamu kantor

4.                   Mengantar surat resmi/dokumen sesuai instansi yang dituju

5.                   Membantu Staff Procurement melakukan pembelian kebutuhan kantor bila dibutuhkan

C.5. Driver

1.                   Bertanggungjawab terhadap kebersihan dan perawatan mobil

2.                   Mengantar perjalanan dinas dan mobilisasi KM-Prov dalam bekerja

3.                   Memungkinkan untuk perjalanan lintas kabupaten mengantar KM-Prov monitoring di lokasi proyek

D.            Tenaga Pendukung di Kabupaten

Tugas dan tanggungjawab supporting staff di kabupaten adalah;

1.             Memfasilitasi kebutuhan Konsultan Manajemen Kabupaten dalam melaksanakan tugasnya

2.             Membantu konsultan manajemen kabupaten dalam membuat laporan

                        D.1                 Book Keeper

1.             Bersama-sama dengan Koordinator Kabupaten menyusun anggaran operasional

2.             Melakukan pencatatan keluar masuknya dana operasional dan dana-dana untuk kegiatan Kantor Kabupaten

3.             Membukukan seluruh pengeluaran dan pemasukan dana untuk kegiatan Kabupaten

4.             Membukukan seluruh bukti-bukti pengeluaran atau penggunaan dana

5.             Membantu Office Manager dalam mengumpulkan bukti-bukti yang dibutuhkan dalam penyusunan Invoice (SPPD, kwitansi-kwitansi, serta bukti invoice lainnya)

6.             Membantu dalam pengisian time sheet (daftar absen) kepada para tenaga ahli dan supporting staff

7.             Bertaggungjawab pada data dan pembukuan kantor

8.             Bertanggungjawab kepada Koordinator Kabupaten

9.             Menyusun laporan keuangan dan dibukukan dalam pembukuan (Buku besar/harian)

D.2     Operator Komputer

1.             Membantu dalam hal pengetikan-pengetikan yang terkait dengan pekerjaan

2.             Bertanggungjawab dalam pemeliharaan software dan hardware secara rutin

3.             Memberi bantuan kepada KM yang berkaitan dengan software/hardware dan entry data sesuai kebutuhan.

4.             Memantau mailing list dan mendistribusikan setiap surat via email kepada pihak dimaksud

5.             Membantu pada proses pelaporan keuangan dan administrasi

D.3     Office Boy

1.             Bertanggungjawab terhadap kebersihan dan kerapihan seluruh ruangan kantor

2.             Menyiapkan minum pada pagi hari bagi staff

3.             Menyediakan minum bagi seluruh tamu kantor

4.             Mengantar surat resmi/dokumen sesuai instansi yang dituju

5.             Membantu Staff Procurement melakukan pembelian kebutuhan kantor bila dibutuhkan

D.4. Driver

1.             Bertanggungjawab terhadap kebersihan dan perawatan mobil

2.             Mengantar perjalanan dinas dan mobilisasi KM-Kab dalam bekerja

3.             Mobilisasi kendaraan hanya dilingkup kabupaten terkait

VI.    Prosedur Administrasi Dan Keuangan

6.1      Administrasi

Prosedur ini merupakan pelengkap yang tidak dapat dipisahkan dari SOP ini. Tekanan diberikan pada proses pelaksanaan tugas sehari-hari dan hubungan timbal balik atau ketergantungan antara satu dengan Pejabat lainnya.

6.1.1       Pemrosesan Surat/Dokumen Masuk

1.       Surat /Dokumen masuk yang dimaksud adalah:

§  Surat-surat biasa

§  Konfidensial

§  Fax

§  Email

2.       Jenis Surat

§  Surat Biasa, Semua surat/dokumen masuk dibuka oleh Sekretariat diberi cap, tanggal dan waktu penerimaan; dicatat dalam buku agenda surat masuk dan diberi /dilampirkan Lembar Disposisi, sesuai dengan sifat suratnya.

§  Telefax, Semua telegram, faximilie and email yang masuk diproses sama  dengan diatas

§  Surat Konfidensial disampaikan langsung pada yang bersangkutan.  Bila ternyata bukan surat pribadi, oleh yang bersangkutan dikirim kembali ke Sekretariat untuk diproses sesuai prosedur di atas.

3.       Form S001 digunakan untuk surat/dokumen masuk yang mengharuskan diadakannya/dilakukannya suatu tindak lanjut oleh satu atau lebih pejabat.

4.       Form S001A digunakan untuk Facsimile

5.       Selama masih memungkinkan penanganannya, semua surat/dokumen masuk, setelah diproses menurut ketentuan di point 2, disampaikan kepada Team Leader untuk mendapatkan pengarahan pemrosesan permasalahan.

6.       Lampiran 01 adalah bagan alur yang memberikan kilasan umum atau alur pemrosesan surat/dokumen masuk.

7.       Selain mematuhi prosedur harus diusahakan agar semua surat/dokumen masuk yang memerlukan tanggapan, dapat dijawab dalam batas waktu 3 x 24 jam.

6.1.2       Pemrosesan Surat/Dokumen Keluar

1.       Penanda tangan surat keluar

§  Semua surat keluar ditanda tangani oleh Koordinator Propinsi (untuk provinsi) atau Koordinator KM-Kab (untuk kabupaten) atau pejabat lain yang diberi limpahan kewenangan oleh Team Leader.

§  Di dalam, keadaan khusus, penanda tanganan surat keluar dapat dilakukan oleh pejabat yang diberi limpahan wewenang untuk menandatangani surat keluar atas nama Team Leader.

2.       Surat Keluar dapat berbentuk sebagai:

§  Surat yang memulai suatu prakarsa

§  Surat yang merupakan tanggapan

§  Surat yang merupakan lanjutan dari hal yang pernah atau tengah  berjalan

§  Surat yang merupakan  kewajiban rutin.

3.       Surat-surat keluar umumnya didahului oleh penyusunan konsepnya.

Setelah mengalami suatu rangkaian koreksi/persetujuan dari atasan pembuat konsep sampai ke Koordinator Propinsi /Koordinator KM-Kab, barulah surat dapat diketik dan diberi nomor oleh Sekretariat, lalu diperiksa oleh si pembuat konsep dan ditanda tangani oleh yang berwenang untuk itu. Selanjutnya Sekretariat akan mengirimkan surat tersebut ke alamat yang dituju.

4.       Bila tidak ada keperluan atau ketentuan lain, semua surat keluar dibuat dalam rangkap tiga, asli untuk alamat yang dituju, copy pertama sebagai arsip sekretariat dan copy kedua arsip Team Leader/Koordinator KM Kab.

5.       Cara pemberian nomor surat keluar disesuaikan dengan kode surat yang sudah baku di PT AMYTHAS Experts & Assicates dengan ditambahkan kode-kode proyek  seperti contoh:

Nomor urut/kode proyek /bulan/tahun

002/p2dtk-AMT/XII/06

6.       Pengiriman surat dapat dilakukan secara biasa (lewat pos) atau menggunakan kurir. Pada pengiriman dengan kurir, harus disertai dengan Surat Pengantar (Form S002) yang setelah ditandatangani oleh penerima akan dijadikan bukti penerimaan oleh si penerima surat.

7.       Lampiran 02 adalah bagan alur yang memberikan kilasan umum atau alur pemrosesan surat/dokumen keluar.

8.       Telegram, fax, email dapat diproses menurut cara-cara yang berlaku bagi surat-surat keluar.

9.       Faximilie dan/atau email yang akan dikirim perlu disusun dahulu konsepnya sebelum mendapat persetujuan dari Team Leader/Koordinator KM Kab.

6.1.3       Sistem Pelaporan

Kewajiban pelaporan sebagaimana tercantum dalam Kontrak Pekerjaan adalah:

a.       Inception Report/Laporan Pendahuluan sejumlah 7 eks dalam bahasa Indonesia beserta summary dalam bahasa Inggris, diserahkan kepada PIU/Satker KPDT dalam waktu 4 minggu setelah tandatangan kontrak

b.      Laporan Bulanan Tingkat Kabupaten, dalam bahasa Indonesia beserta summary dalam bahasa Inggris, Berisi mengenai kondisi perkembangan program pada tingkat Kabupaten, sejumlah 8 eks (7 eks ke KM  Propinsi dan 1 eks ke TK Kabupaten), diserahkan pada  minggu pertama awal bulan berikutnya.

c.       Laporan Bulanan Tingkat Propinsi, bahasa Indonesia beserta summary dalam bahasa Inggris, merupakan rangkuman dari perkembangan program seluruh kabupaten, diserahkan sejumlah 8 eks (7 eks ke Perusahaan dan 1 eks ke TK Propinsi), diserahkan pada minggu pertama awal bulan berikutnya.

d.      Laporan Bulanan Keseluruhan, merupakan rangkuman dari Perkembangan seluruh propinsi, dirangkum oleh Perusahaan dan diserahkan kepada PIU/Satker P2DTK KPDT sejumlah 7 eks, diserahkan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya.

e.      Draft Final Report, Berisi draft laporan akhir, sejumlah 7 eks dalam Bahasa Indonesia diserahkan paling lambat  1 bulan sebelum pekerjaan berakhir

f.        Final Report, berisi laporan akhir pelaksanaan pekerjaan sejumlah 7 eks dalam Bahasa Indonesia beserta summary dalam bahasa Inggris, diserahkan ke PIU/Satker KPDT paling lambat setelah 20 hari kontrak berakhir.

g.       Special Activity, berisi mengenai laporan-laporan kegiatan-kegiatan khurus yang dilaporkan sejumlah 7 eks dalam bahasa Indonesia dan diserahkan 2 minggu setelah pelaksanaan kegiatan.

1.       Setiap Laporan program dan laporan keuangan didokumentasikan secara terpisah.

6.1.4       Pengarsipan/Penyimpanan Arsip/Dokumentasi              

1.       Yang diketengahkan dalam bab ini hanya terbatas pada surat-surat dan dokumen saja.

Tidak tercakup di dalamnya:

§  Gambar-gambar teknik

§  Arsip pembukuan/keuangan

§  Bahan-bahan kepustakaan, dll

2.       Maksud dari penomoran pada filing sistem adalah pengkategorian data pada pengarsipan sistem computer.

Contoh :

100.        Project Office Administration. Angka 100 menunjukkan file tersebut adalah file –file administrasi seperti:

 110        Personal Contract

 120        TOR Personal/Jobdes

200.        Project Management. Semua file yang bersangkutan dengan

Project Management masuk pada folder ini seperti:

210 Laporan Umum yang terdiri dari

211 Laporan Bulan dan seterusnya

220. Panduan-panduan

230 SK-PMU

300.        Project Financial.  Semua file yang bersangkutan dengan  Keuangan proyek

Untuk sistem Manual penomoran folder tidak terlalu diperlukan tetapi oleh siapa data-data tersebut diarsipkan tersebut dipegang.

Contoh:

100.        Project Office Administration di arsipkan oleh Sekretariat  untuk file surat menyurat, biodata personal, TOR/jobdes, facsimile, time sheet, office inventories, email oleh operator komputer  dan OM untuk di file–file kontrak.

200.        Project Management di file kan Operator Komputer untuk laporan

300         Project Finansial oleh Book Keeping

6.1.5       Alat Tulis Kantor (ATK)

1.       Penyediaan ATK dipusatkan di Office Manager/Book Keeper

Untuk menjaga agar tingkat persediaan tidak kurang dari persediaan minimum yang ditetapkan, sebulan sekali sekretariat melakukan pembelian ATK.  Untuk kebutuhan mendadak, dapat dilakukan pembelian darurat, diluar jadwal yang ditentukan tersebut.

2.       Permintaan akan ATK

TA yang memerlukan ATK dapat mengisi FORM PERMINTAAN ALAT TULIS KANTOR dan disampaikan ke Office Manager/Book Keeper.  Jika yang diminta tidak ada dalam Persediaan, Office Manager/Book Keeper Kab. melakukan pembelian ATK yang dibutuhkan.

3.       Office Manager/Book Keeper Kab. akan selalu mengadakan pengecekan tentang penggunaan ATK dan mengingatkan ketersediaan anggaran untuk keperluan ATK tersebut.

6.1.6       Peralatan Kantor (Office Equipment)

1.       Peralatan kantor adalah peralatan yang dapat menunjang penugasan, seperti Komputer, laptop, pesawat telpon, faxsimile dsb. Pengadaannya dilakukan oleh Office Manager.

2.       Penambahan peralatan dapat dimungkinkan sepanjang budget masih  memungkinkan. Untuk itu permintaan penambahan peralatan dapat diajukan kepada PMS oleh Office Manager

3.       Wewenang pengoperasian, pemeriksaan dan pemeliharaan dari barang peralatan baik yang baru maupun yang sudah ada, berada ditangan Office Manager atau Book Keeper untuk Kantor Kabupaten.  Semua peralatan hendaknya selalu dalam kondisi terpelihara baik dan siap pakai.

4.       Barang inventaris program yang sifatnya bergerak seperti Kamera digital harus disimpan oleh book keeper, saat ingin menggunakan KM harus meminta kepada book keeper setelah mengisi form pinjam pakai peralatan. Segala sesuatu yang berdampak pada kerusakan yang terjadi diluar operasional kegiatan ataupun akibat kecerobohan maka menjadi tanggung jawab pengguna yang tertera dalam form.

6.1.7       Peralatan Kantor/Operasional

1.       Telpon

§  Penyediaan sambungan telpon untuk tiap-tiap Kantor baik Kantor Provinsi maupun Kabupaten adalah 1 line sambungan.

§  Penggunaan telpon adalah semata-mata untuk keperluan dinas operasional proyek, tidak diperbolehkan untuk keperluan pribadi.

§  Pemakaian telpon dicatat setiap pemakaiannya dengan menggunakan Buku catatan penggunaan telepon.

§  Form Message dipergunakan apabila orang yang ditelpon kebetulan tidak berada di tempat menggunakan Format S010.

2.       Listrik

§  Ketersediaan listrik digunakan untuk kegiatan operasional seperti untuk Komputer dan peralatan kantor lainnya.

§  Tidak dibenarkan penggunaan listrik untuk kebutuhan lain diluar operasional proyek.

3.       Kendaraan Dinas

§  Kendaraan Operasional yang tersedia adalah:

a.      Dua buah kendaraan Roda 4 di kantor Provinsi

b.      Masing masing satu kendaraan Roda 4 di Kantor Kabupaten.

§  Kendaraan Dinas diperuntukan bagi kepentingan operasi proyek.  Namun agar tidak terjadi pemakaian kendaraan yang semena-mena dan untuk menjaga kondisi kendaraan sedemikian rupa, sehingga kerusakan-kerusakan, baik besar maupun kecil yang mungkin terjadi dapat diketahui sedini mungkin, maka ditunjuk seorang Penanggung Jawab Operasional (PJO) sebagai berikut:

a.      Satu kendaraan di kantor Provinsi, PJO nya adalah Team Leader

b.      Satu kendaraan lagi, PJO-nya adalah Office Manager

c.       Kendaraan di kantor Kabupaten, PJO diserahkan kepada masing-masing KM-Kab yang ditunjuk dan disepakati oleh masing-masing KM-Kab.

§  Pengaturan pemakaian operasional sehari-hari dari kendaraan-kendaraan tersebut dilakukan oleh PJO atau petugas yang ditunjuk olehnya.

 a.     Dengan ditunjuknya PJO, maka diharapkan tidak terjadi stagnasi dalam pengaturan pemakaian operasional kendaraan sehari-harinya, malahan harus lebih lancar.

b.      Kelainan-kelainan yang terjadi agar secepatnya dilaporkan oleh PJO kepada Office Manager/Book Keeper untuk diambil tindakan-tindakan seperlunya, misalnya: Dilakukan perawatan rutin, Dikirim ke bengkel untuk perbaikan-perbaikan, dsbnya.

§  Pada prinsipnya, biaya operasional kendaraan menjadi beban Proyek

§  Penggunaan kendaraan dicatat dalam Buku Catatan Kendaraan

6.1.8       Perjalanan Dinas

1.             Perjalanan Dinas merupakan bagian dari pelaksanaan tugas yang diserahkan kepada Tenaga Ahli.

2.             Perjalanan Dinas ditujukan untuk perjalanan yang bersifat substansi pekerjaan seperti rapat-rapat koordinasi, peninjauan lapangan, serta menghadiri undangan yang bersifat teknis pelaksanaan pekerjaan.

3.             TA harus mengetahui dan menguasai maksud dan tujuan dilakukannya perjalanan dinas, untuk itulah penguasaan subtansi P2DTK, khususnya maksud dari perjalanan dinas mutlak suatu keharusan.

4.             Karenanya rencana perjalaan dinas harus disusun setiap awal bulan disesuaikan dengan ACTION PLAN.

5.             Perjalanan Dinas yang mendadak segera disusulkan kepada TL.

6.             TL bersama-sama dengan Office Manager Kantor Provinsi hendaknya membuat rincian tugas yang akan dilakukan serta anggaran yang diperlukan.

7.             Besarnya OSA/perdiem disesuaikan dengan ketentuan yang berlaku dalam dikontrak.

8.             Dalam usulan tersebut mendapat persetujuan dari TL, Office Manager akan menyediakan anggarannya, menyiapkan SPPD serta sarana lain yang akan diperlukan seperti: tiket, peralatan (apabila diperlukan) dlsbnya.

9.             Pada waktunya, Office Manager akan membayarkan uang muka perjalanan sejumlah anggaran yang telah disetujui oleh TL.

10.         Sewaktu melakukan perjalan Dinas, TA yang bersangkutan berkewajiban untuk:

a.      Membuat catatan kegiatan harian.

b.      Mengatur pengeluaran-perngeluaran keuangan yang sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.

11.         Dan sekembalinya  dari Perjalanan Dinas berkewajiban untuk:

a.    Menyusun laporan teknis berdasarkan catatan kegiatan harian yang ditujukan kepada TL untuk kegiatan Proyek.

b.    Mempertanggung jawabkan semua pengeluaran keuangan selama melakukan perjalan dinas dengan menyertakan SPPD yang telah ditanda tangani pejabat berwenang dan distempel, slip pertanggung jawaban dians, tiket, kwintansi/tanda bukti lainnya.

c.    Selisih (bila ada) antara jumlah uang muka yang diambil dengan pertanggungan jawaban, harus ditindak lanjuti. Misalnya bila uang muka yang diambil lebih besar dari yang dipertanggung jawabkan sisanya harus dikembalikan ke Kasir.  Bila sebaliknya yang terjadi sisanya akan mendapat penggantian dari kasir.

12.         Slip Permintaan dan Pertanggung jawaban Perjalanan Dinas

13.         Terlampir adalah bagan alur yang memberikan kilasan umum atau alur  pemrosesan perjalanan dinas (Lampiran 03) dan besarnya biaya Perjalanan Dinas (Lampiran 04)

6.1.9       Rapat Koordinasi

1.          Dalam masa 4 (empat) bulan akan dilakukan rapat koordinasi sebanyak 3 (tiga) kali di Banda Aceh.

2.          Dalam masa 4 (empat) bulan harus dilakukan rapat koordinasi dengan Tim Koordinasi Kabupaten dan Pejabat Pembuat Komitmen minimal 6 (enam) kali di Kabupaten masing-masing

3.          Setiap rapat koordinasi harus membuat notulensi hasil rapat dan dibagikan kepeserta rapat dan juga dikirim ke KM-Prov, Tim Koordinasi Provinsi dan PIU NAD-Nias

4.          KM-Prov dan KM-Kab minimal 1 (satu) minggu sekali melakukan rapat internal membahas perkembangan program dari masing-masing bidang dan membuat notulensinya. KM-Prov mengirimkan notulensi rapat ke PIU dan KM-Kab mengirimkan notulensi kepada KM-Prov dan PIU

6.2           Administrasi Keuangan

5.2.1          Manajemen Keuangan

Salah satu alat utama untuk melakukan manajemen keuangan yang baik adalah cash budget yang lazim disebut cash flow statement.

Office Manager berdasarkan kebutuhan yang ada menyusun anggaran setiap 2 minggu untuk keperluan biaya-biaya Operasional dan Remunerasi.  Berdasarkan anggaran-anggaran yang masuk, maka PMS menyusun cash-flow yang memungkinkan pengaturan keuangan yang optimal, sehingga tidak mengganggu kelancaran pelaksanaan proyek.

1.2.1          Alur Permintaan Anggaran Proyek.

1.       Setiap pengajuan anggaran dilakukan pada akhir bulan/paling lambat tanggal 25 setiap bulannya untuk 2 minggu pertama dan tanggal 10 untuk 2 minggu kedua (misal Kebutuhan untuk tanggal 1 – 15 September diajukan tanggal 25 Agustus dan kebutuhan untuk tanggal 15 – 30 September diajukan paling lambat 10 September).

2.       Untuk Kantor Provinsi permohonan anggaran disusun oleh Office Manager dan diverifikasi oleh Team Leader

3.       Untuk Kantor Kabupaten permohonan anggaran disusun oleh Book Keeper masing-masing Kabupaten dan diverifikasi oleh Koordinator di Kabupaten masing-masing.

4.       Untuk Kantor Kabupaten permohonan anggaran dikirim melalui faksimil kepada Office Manager Banda Aceh

5.       Office Manager Banda Aceh akan merekap seluruh permohonan anggaran baik anggaran provinsi maupun masing-masing kabupaten dan memverifikasinya bersama-sama dengan Team Leader

6.       Setelah mendapat persetujuan Team Leader, Office Manager akan menyampaikan rekap anggaran kepada PMS di Jakarta

7.       PMS akan mentransfer pengajuan anggaran melalui rekening Office Manager

8.       Penyampaian kepada masing-masing Book Keeper akan dilakukan oleh Office Manager Banda Aceh dengan mentransfer melalui Rekening Book Keeper masing-masing Kabupaten

(1) Permintaan anggaran dua mingguan diajukan ke OM untuk dicek ulang	Book Keeper 1 -17
(2) OM memindahkan semua permintaan kedlm format yang ada & diajukan kpd TL utk persetujuannya.
(3) TL mengembalikan form yang telah ditandatangani kpd OM
(4) OM meneruskan kpd Acc. PMS utk dicek akuntability nya
(5)Acc.PMS kemudian menyampaikan kpd Dep.Tek,
(6) Dep. Tek dpt mengadakan koreksi lanjutan, sesdh itu disampaikan kpd Pimp. PMS
(7) Setlh disetujui, Pimp PMS meneruskan kpd Dep. teknik
(8) Dep Teknik akan meminta kepada Dep. Admkeu untuk mentransfer kebutuhan Operasional melalui OM
(9) Proses transfer selanjutnya ke Book Keeper 1 – 17 dilakukan oleh OM atu seseorang yang ditunjuk TL

2.2.2          Sistem Pelaporan Keuangan

Perlu diingatkan kembali kepada TL, OM dan KM Kab bahwa Laporan Penggunaan uang Bulanan sangat penting peranannya bagi PMS dalam pengendalian Cash Flow di kantor Pusat (Jakarta).  Sedangkan Pengajuan Permintaan Dana Operasional bulan berikutnya ke PMS agar disampaikan pada setiap akhir bulan yang sedang berjalan (Misal: kebutuhan dana opersional untuk bulan September disampaikan pada akhir bulan Agustus).  Dengan cara demikian PMS dipermudah dalam merencanakan budgeting. Transfer dana dari Pusat ke daerah akan dilakukan dalam periode 2 mingguan. Laporan keuangan dilaporkan pada akhir bulan/paling lambat tanggal 5 setiap bulannya.

3.2.3          Alur Pertanggungan Jawab Keuangan

(6)

(1)	Direksi BOM   Pertanggungan Jawab keuangan disampaikan kpd OM lengkap dengan bukti-buktinya OM melakukan verifikasi tingkat pertama)
(1a)	Kalau banyak kesalahan OM mengembalikannya kepada Book Keeper untuk diperbaiki
(2)	OM akan menyerahkan seluruh pertanggungjawaban keuangan baik yang ada di masing-masing Kabupaten maupun yang diprovinsi. Verifikasi tingkat dua dilakukan oleh Dep.Teknik
(2a)	Apabila terdapat kesalahan dikembalikan kepada Office Manager untuk dibetulkan
(3)	Selanjutnya akuntan PMS diminta mengadakan pengecekan “ceiling” sehingga kalau terjadi kelebihan pengeluaran dapat diketahui dan diminta pertanggunganjawaban dari KM
(3a)	Pemberitahuan kpd Dep. Admkeu
(4)	Semua pengeluaran keuangan dari Proyek disampaikan oleh Dep. Adm Keu kepada Akuntan PMS untk disusun laporan bulanannya
(5) & (6)	Laporan Keuangan bulanan disampaikan kepada Direksi BOM

c.       Tanda Bukti dari pengeluaran dan pemasukan kas (bon, kwintansi, slip setoran bank dll) harus dilampirkan dengan voucher cash out dan Cash In serta dilaporkan pada akhir bulan setelah disetujui/diketahui oleh Regional Manager.

d.      Setiap Perjalanan Dinas Tenaga Ahli harus melampirkan SPPD yang ditanda-tangani perjabat setempat/yang berwenang.  Pertanggungan jawab perjalana dinas harus diisi menurut form yang telah disediakan.

e.      Account number

Setiap transaksi di Dep. Admkeu ada penomoran transaksi (account number) fungsinya untuk memudahkan pencatatan dan penjurnalan pada computer accounting (M.Y.O.B)

4.2.4          Back-up Invoice

Perlu disampaikan kepada TL, OM dan Book Keeper perlunya dukungan data dari daerah untuk memperlancar proses invoicing yang dilaksanakan Tim Invoice Pusat (Jakarta).  Data-data pendukung bagi proses invoice antara lain:

1.       Bukti-bukti asli penggunaan/pengeluaran biaya seperti: tiket pesawat/sarana transportasi lainnya, pembelian dan sewa kantor dan perlengkapan/peralatan kantor dan pembayaran-pembayaran lainnya.

2.       Bukti-bukti asli dan sah perjalanan dinas (duty travel), yaitu SPPD yang ditanda-tangani oleh pihak-pihak yang berwenang mengeluarkan surat perintah perjalananan dan disahkan/diketahui oleh Pejabat Instansi Pemerintah Setempat (Kepala Dinas terkait Dati I, Dati II, Kepala Desa dan sebagainya, tergantung pada level daerah apa duty travel dilaksanakan).  Perlu disampaikan kepada TL, OM dan Book Keeper bahwa Tim Invoice di Jakarta mensyaratkan SPPD yang dikirm ke Jakarta sebagai berikut: (a) SPPD harus berstempel asli (basah); (b) disahkan oleh Pejabat Dinas di daerah; dan (c) penulisan tanggal datang dan pergi dengan pensil atau dikosongkan saja, dan jangan sekali-kali menuliskan dengan tinta atau diketik.

3.       Timesheet (daftar absensi) asli yang ditanda tangani dari hari ke hari dalam hari kerja. Daftar absensi meliputi seluruh personil yang bekerja di kantor proyek mulai dari TL hingga Office Boy. Timesheet ini harus diketahui/disetujui oleh Pejabat berwenang.

4.       Fotocopy STNK mobil dan motor yang disewakan.

5.       Untuk sewa rumah/kantor, selain Perjanjian Sewa Menyewa, juga dilampirkan kwintansi dan fotokopi KTP pemilik rumah/kantor.

6.       Fotocopy item-item lain (sewa/beli)

6.3           Administrasi Kepegawaian        

1.3.1          Rekruitmen

Hak dan kewajiban karyawan yang direkrut untuk Proyek P2DTK tetap mengacu pada Peraturan Perusahaan PT AMYTHAS yang telah disahkan oleh Departemen Tenaga Kerja.

Mengingat status dari proyek, maka karyawan yang diterima adalah termasuk golongan Karyawan Proyek, sehingga penempatannya dilakukan dengan Perjanjian Kerja.

2.3.2          Reward

Penghargaan atau reward dapat diberikan kepada KM-Kab dengan promosi untuk penempatan di provinsi, sedangkan untuk supporting staff dapat ditentukan kemudian dengan saran dan masukan dari KM-Prov/KM-Kab

3.3.3          Pemutusan Hubungan Kerja dan Pengakhiran Tugas serta Pengunduran Diri Konsultan Manajemen

3.3.3.1. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja dan Pengakhiran Tugas Konsultan

Berdasarkan perjanjian kerja antara PT Amythas dengan konsultan secara individu, maka berakhirnya perjanjian kerja dapat terjadi oleh salah satu pihak atau berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak.

Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) oleh PT Amythas sebagai akibat pelanggaran kode etik oleh konsultan/fasilitator diproses dengan prosedur sebagai berikut:

1.       Klarifikasi/investigasi awal atas adanya indikasi pelanggaran kode etik dan membuat laporan serta rekomendasi dari Koordinator KM-Prov.

2.       Selanjutnya Deputi Teknis bersama dengan Koordinator KM-Prov mempelajari laporan hasil investigasi awal dan merumuskan keputusan tentang perlu tidaknya menunda pembayaran honorarium dan tunjangan sebagai akibat adanya indikasi pelanggaran kode etik.

3.       Koordinator KM-Prov, melakukan investigasi dan verifikasi lebih lanjut terhadap indikasi pelanggaran kode etik oleh konsultan. Apabila konsultan tersebut terbukti melakukan pelanggaran kode etik, maka hasil investigasi dan verifikasi tersebut dituangkan dalam Berita Acara yang ditandatangani oleh Koordinator KM-Prov serta diberitahukan kepada konsultan yang bersangkutan.

4.       Berita Acara pelanggaran kode etik yang dilampiri dengan dokumen dan bukti-bukti pendukung disampaikan oleh KM-Prov untuk diverifikasi lebih lanjut. Apabila dalam kurun waktu paling lama 10 hari sejak berita acara dibuat terdapat satu atau dua pihak yang tidak bersedia tanda tangan pada berita acara dengan alasan tertentu dan tidak ada sanggahan/penolakan dari konsultan tertuduh, maka KM-Prov tetap menyampaikan berita acara tersebut kepada PT Amythas disertai dengan catatan-catatan dan lampiran berita acara hasil investigasi pelanggaran kode etik.

5.       Pihak perusahaan jasa konsultan, melalui Satker Khusus P2DTK, bilamana diperlukan dapat meminta dukungan dan bantuan TL KM-Nas untuk melakukan investigasi/penanganan lebih lanjut terhadap pelanggaran kode etik yang dilakukan oleh konsultan

6.       Dalam hal tuduhan/indikasi pelanggaran Kode etik tersebut kurang cukup bukti atau konsultan tertuduh tersebut menolak atau melakukan sanggahan/banding atas tuduhan tersebut dalam kurun waktu paling lama 10 hari sejak berita acara hasil investigasi dibuat, dapat diadakan persidangan Majelis Kode Etik yang diselenggarakan oleh Koordinator KM-Prov

7.       Apabila Berita Acara pelanggaran kode etik dinyatakan benar oleh pihak perusahaan jasa konsultan, Direktur Perusahaan Jasa Konsultan mengajukan rekomendasi PHK kepada Satker Khusus P2DTK dengan tembusan TL KM-Nas. (surat rekomendasi dilampiri dengan Berita Acara, pernyataan saksi dan dokumen pendukung lainnya).

8.       Pemberhentian Kerja Supporting Staff dilakukan perusahaan dengan pertimbangan dari Koordinator

3.3.3.2. Prosedur Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) bagi konsultan yang yang telah meninggalkan lokasi tugas SPADA tanpa ijin/keterangan 10 (sepuluh) hari kerja berturut-turut atau 20 (dua puluh) hari kerja dalam setahun

1.       Koordinator KM-Kab, KM-Kab Pendidikan, KM-Kab Kesehatan, PMC (sebagai konsultan atasan) menyampaikan laporan tertulis

2.       KM-Prov menindaklanjutinya dan melakukan verifikasi lapangan atas laporan tersebut.

3.       Apabila terbukti benar Koordinator KM-Prov mengajukan usulan PHK kepada PT Amythas dengan disertai dokumen-dokumen pendukung.

4.       PT Amythas memverifikasi usulan KM-Prov. Apabila terbukti benar, Direktur Perusahaan Jasa Konsultan  mengajukan rekomendasi PHK kepada PT Amythas tembusan Satker Khusus P2DTK.

5.       Pengajuan usulan PHK tersebut dilampiri dengan bukti-bukti pendukung, seperti surat keterangan dari pejabat setempat

3.3.3.3. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) bagi Konsultan yang kinerjanya dinilai sangat buruk (berdasarkan Evaluasi Kinerja Triwulan mendapatkan nilai D) diatur sebagai berikut

1.       KM-Prov wajib memberikan perhatian khusus terhadap konsultan tersebut;

2.       Apabila dalam penilaian evaluasi kinerja pada triwulan berikutnya tidak mengalami perubahan karena tetap memperoleh nilai D, maka konsultan dimaksud dapat diusulkan PHK dan dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh KM-Prov.

3.       KM-Prov memverifikasi rekomendasi, apabila terbukti benar, maka Direktur Perusahaan Jasa Konsultan merekomendasikan PHK kepada PT Amythas dan Satker Khusus P2DTK.

3.3.3.4. Prosedur Pengunduran Diri Konsultan

1.       Konsultan yang mengajukan pengunduran diri harus menyampaikan surat permohonan  minimal satu bulan sebelum pengunduran diri dilaksanakan.

2.       Surat pengunduran diri ditujukan kepada Satker Khusus P2DTK melalui Adwil dengan tembusan KM-Prov

3.       KM-Prov melakukan verifikasi atas alasan pengunduran diri serta tugas dan tanggung jawab terkait. Hasil verifikasi disampaikan kepada PT Amythas

4.       PT Amythas merekomendasikan kepada Satker Khusus P2DTK untuk memberikan persetujuan terhadap permohonan pengunduran diri.

5.       Selama menunggu proses persetujuan dari Satker Khusus P2DTK, konsultan yang bersangkutan harus tetap berada di lokasi dan melaksanakan tugas sebagaimana jabatannya.

6.       Konsultan yang mengundurkan diri wajib melakukan serah terima berkas dan atau pekerjaan kepada konsultan pengganti atau supervisor (jika pengganti belum ada).

7.       Apabila KM-Prov mensyaratkan penyelesaian kewajiban, maka yang bersangkutan tidak dapat meninggalkan lokasi sebelum kewajibannya diselesaikan.

8.       PT Amythas dapat menunda pembayaran atas honorarium dan tunjangan sebelum konsultan yang bersangkutan menyelesaikan kewajiban yang dipersyaratkan tersebut.

3.3.3.5. Pembinaan dan Penyelesaian Perselisihan

1.       Jika terjadi perselisihan baik antara KM-Prov dengan KM-Kab ataupun KM-Prov, KM-Kab dengan supporting staff maka pada dasarnya akan diselesaikan secara musyawarah

2.       Apabila dengan cara tersebut di atas tidak dapat diselesaikan, maka kedua belah pihak akan menyelesaikan melalui Pengadilan Negeri Nanggroe Aceh Darussalam. Keputusan Pengadilan Negeri tersebut merupakan final dan mengikat kedua belah pihak

3.       Biaya penyelesaian tersebut akan ditanggung secara bersama-sama yang besarnya sama.

4.3.4          Pengaturan Hari Kerja, jam Kerja dan Lembur

1.                   Jumlah Jam Kerja

1.       Hari kerja kantor adalah hari Senin-Jumat  dengan jam kerja dari pukul 08.00 s/d 17.00 untuk hari Senin-Kamis dan Jam 08.00 s/d 17.30 untuk hari Jumat, dengan waktu istirahat selama 60 menit (untuk makan siang dan sholat). Jam kerja driver dan office boy adalah satu jam sebelum masuk kantor dan pulang pada akhir jam kantor.

2.       Dalam keadaan tertentu dapat ditetapkan jam dan hari kerja lebih apabila diperlukan, akan tetapi jam kerja selama 8 jam sehari dalam 40 jam selama seminggu.

3.       Setiap Professional Staff dan Suporting Staff harus mengisi absensi/timesheet setiap masuk dan pulang pada jam kantor.

4.       Tidak dibenarkan Karyawan Proyek bekerja ditempat lain selain Program P2DTK

5.       Jika karyawan Proyek diketahui bekerja di tempat lain, maka Perusahaan akan menindak tegas karyawan ybs untuk memilih dalam jangka waktu 2 minggu.

6.       Time sheet ditandatangani oleh Koordinator Konsultan dan diketahui oleh Tim Koordinasi setempat

2.3.2.1    Prosedur  Meninggalkan Kantor/Ijin keluar Kantor dan Cuti

1.       Pada hari kerja, setiap karyawan dan pimpinan yang meninggalkan kantor diharuskan mengisi buku ijin keluar.

2.       Ijin sakit harus dilampirkan dengan surat dokter.

3.       Permohonan cuti (form terlampir): cuti dapat diambil maksimum selama 12 hari dan dapat diberikan setelah masa kerja 1 tahun.

VII.              PENUTUP.

                Sekali lagi, kami minta SOP ini dapat dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan disiplin demi menuju Tertib Administrasi dan semua form terkait dilampirkan dalam Panduan SOP ini.  Terima kasih kami sampaikan kepada para pelaksana yang dapat memahami dan melaksanakannya.

                Semoga Proyek akan berjalan lancar dan bermanfaat bagi semuanya.

SUMBER: images.p2dtkbaceh.multiply.multiplycontent.com/.../.